Overstay Và Understay Là Gì – 10 Bước Check Out Dành Cho Lễ Tân

Overstay và understay là thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong quy trình check-out của lễ tân khách sạn. Một số khách hàng sẽ thay đổi thời gian lưu trú dài hơn hoặc ngắn hơn so với lịch trình đã đặt trước đó. Những tình huống này đều được khách sạn quy định rõ ràng về cách xử lý dưới hình thức overstay và understay. Để hiểu rõ hơn về khái niệm của hai thuật ngữ này, hãy xem bài viết mà QTNHKSAAu chia sẻ dưới đây nhé!

Overstay và understay là gì?

Ngành Khách sạn nói chung và bộ phận Lễ tân nói riêng quy định overstay là trường hợp khách lưu trú tại khách sạn nhiều ngày hơn so với ngày đã đặt trên website hoặc điện thoại trước đó. Còn understay mang khái niệm ngược lại, là trường hợp khách lưu trú ít ngày hơn so với ngày đã đặt trước.

Việc xử lý hai trường hợp overstay và understay được mỗi khách sạn quy định rõ ràng nhằm đảm bảo bộ phận Lễ tân thực hiện đúng nghiệp vụ của mình.

• Đối với khách muốn overstay, lễ tân sẽ tùy vào khả năng đáp ứng (số lượng phòng trống) của khách sạn để sắp xếp phòng phù hợp và mức giá sẽ do từng khách sạn quy định mà áp dụng.
• Đối với khách understay, khách sạn sẽ áp dụng phí check-out sớm (early check-out fee) trong trường hợp khách lưu trú ít ngày hơn đã đặt trước đó. Mức phí này không cố định mà phụ thuộc vào chính sách của từng khách sạn.

Overstay và understay là hai trường hợp xảy ra phổ biến tại hầu hết các khách sạn hiện nay do sự thay đổi lịch trình làm việc, công tác, nghỉ dưỡng… của từng vị khách. Để giải quyết hai trường hợp này, trước tiên lễ tân cần nắm vững quy trình check-out một cách thuần thục nhất.

Quy trình check-out dành cho lễ tân

Bước 1

Chào đón khi khách hàng tiến vào quầy và ngỏ ý muốn check-out

Bước 2

Đặt câu hỏi liên quan đến những chi phí phát sinh trong quá trình lưu trú của khách

Bước 3

Tiến hành cập nhật các chi phí phát sinh vào hệ thống

Bước 4

Kiểm tra lại toàn bộ chí phí bao gồm giá phòng cố định và chi phí phát sinh. Xác nhận lại với khách hàng

Bước 5

In hóa đơn cho khách kiểm tra thêm lần nữa và xác nhận phương thức thanh toán với khách hàng

Bước 6

Thông báo tỷ giá, áp dụng các hình thức quy đổi tiền (nếu khách hàng sử dụng ngoại tệ, ghi chú lại hình thức thanh toán lên hóa đơn)

Bước 7

Kiểm tra có đồ đạc nào cần gửi trả lại cho khách hàng hay không

Bước 8

Nhận lại chìa khóa phòng và trả giấy tờ mà khách sạn lưu giữ trước đó cho khách hàng

Bước 9

Cập nhật tình hình về tình trạng phòng mà khách đã sử dụng nhằm đảm bảo tài sản của khách sạn

Bước 10

Thăm dò mức độ hài lòng về dịch vụ khách sạn và thái độ phục vụ nhân viên của khách hàng, ghi nhận và chào tạm biệt.

Overstay và understay là hai tình huống nghiệp vụ cơ bản của lễ tân khách sạn. Ngoài ra, còn rất nhiều tình huống khác đòi hỏi kỹ năng xử lý linh hoạt cũng như kiến thức chuyên sâu về vị trí và ngành nghề. Bạn mong muốn trở thành lễ tân, tự tin làm việc tại những khách sạn quốc tế? Khóa học Nghiệp Vụ Lễ Tân Chuyên Nghiệp tại QTNHKSAAu sẽ giúp bạn tích lũy đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết nhất.

Để có thể hoàn thành các bước trên 1 cách dễ dàng bạn có thể tham gia vào các khóa học quản trị tiền sảnh để có thể bổ sung được những nghiệp vụ còn thiếu.

Mọi thông tin về chương trình Nghiệp Vụ Lễ Tân Chuyên Nghiệp nằm trong khóa học của Quản Trị Nhà Hàng Khách Sạn Á Âu, bạn vui lòng điền vào form bên dưới để được liên hệ và tư vấn miễn phí nhé!