facebook pixel

Night Auditor Là Gì? Khám Phá Vai Trò, Công Việc Night Auditor

Night auditor là vị trí quan trọng và chủ yếu tác nghiệp ở khu vực tiền sảnh khách sạn 4-5 sao. Night auditor là gì và công việc cụ thể của họ như thế nào?

Night auditor là gì?

Night auditor nghĩa là kiểm toán đêm, trực thuộc khối Tài chính và Kế toán trong khách sạn. Night auditor có thể hiểu nôm na là người “chốt hạ” tất cả mọi hoạt động tài chính diễn ra trong ngày tại khách sạn và làm báo cáo về các giao dịch đó.

night auditor la gi
Night auditor kết thúc tất cả hoạt động giao dịch trong khách sạn vào cuối ngày

Mô tả công việc của night auditor

1.Kiểm tra tình trạng khách sạn (số phòng, số khách)

Khách rời dự kiến (Departure expected)

Nếu có phòng chưa check-out, kiểm tra lại xem khách có gia hạn thời gian lưu trú không. Nếu khách có kéo dài thời gian ở thêm thì sửa đổi ngày, giờ khách check-out.

Khách đến dự kiến (Arrival expected)

  • Phần mềm thông báo số khách chưa được check-in mà đáng lẽ đã nhận phòng trong ngày. Trong trường hợp này, night auditor kiểm tra lại kỹ xem khách đã thật sự check-in chưa. 
  • Nếu khách chưa check-in, xem lại booking đó có đảm bảo hay không (qua điện thoại, không đặt cọc). Nếu booking không đảm bảo thì hủy booking đó. 
  • Nếu booking đó đảm bảo thì giữ nguyên tình trạng đó. Nếu auditor thực hiện lệnh Do cut off (cắt ngày), khách sẽ bị đưa vào tình trạng no show (không đến).
  • Nếu có khách no show, lễ tân ca sáng sẽ báo cho bộ phận Đặt phòng để liên lạc lại với khách.

Sleep and skip

  • Sleep là tình trạng khách vẫn đang lưu trú tại khách sạn nhưng lễ tân lại báo khách đã check-out.
  • Skip là tình trạng khách đã check-out nhưng lễ tân chưa thực hiện lệnh check-out cho khách trên phần mềm. 
  • Nếu xảy ra một trong hai trường hợp trên, night auditor sẽ kiểm tra lại thông tin để đưa về tình trạng thống nhất (Sleep/Skip =0).

2.Kiểm tra giới hạn nợ của khách

  • Khách sạn quy định giới hạn nợ cụ thể đối khách lưu trú. Mục đích của việc này là đảm bảo các chi phí của khách vẫn nằm trong giới hạn nợ khách sạn cho phép (đặc biệt khi khách thanh toán bằng tiền mặt), tránh tình trạng khách rời đi khi chưa thanh toán.
  • Trong trường hợp khoản nợ của khách vượt quá giới hạn, night auditor sẽ thông báo cho khách và Trưởng khối Tiền sảnh biết để có biện pháp xử lý.

3. Thu thập, điều chỉnh hóa đơn và cập nhập chi phí

  • Nhận hóa đơn nội bộ từ các bộ phận khác
  • Lưu trữ hóa đơn nội bộ, đưa vào ngăn lưu trữ theo thứ tự số phòng
  • Cập nhật, in và lưu trữ chi phí điện thoại khách sử dụng trong ngày
  • Cập nhật hóa đơn, chi tiêu viết tay vào tài khoản nợ của khách trước khi lưu trữ
  • Điều chỉnh sai sót trên hóa đơn
  • Kiểm tra chữ ký của khách trên hóa đơn nội bộ

4.Đóng ngày

Sau khi hoàn thành các bước trên, kiểm toán đêm sẽ thực hiện thao tác đóng ngày hiện tại, chuyển sang ngày mới và lưu dữ liệu vào hệ thống.

le tan kiem vai tro cua night auditor

Lễ tân có thể kiêm vai trò của night auditor

5.Chuẩn bị hóa đơn cho khách check-in hôm sau

  • Lập danh sách Arrival expected vào ngày hôm sau
  • Tách hóa đơn các chi phí do công ty hoặc hãng lữ hành thanh toán
  • Xác định chi phí khách tự chi trả
  • Lập và chuyển hóa đơn cho khách trả phòng nhanh

6.In báo cáo, khóa sổ thông tin trong ngày

  • Lập báo cáo doanh thu trong ngày
  • Lập báo cáo công suất phòng
  • Lập báo cáo chi phí bộ phận Tiếp tân trong ngày
  • Lập báo cáo tình hình khách check-in và check-out trong ngày
  • Lập báo cáo dự kiến khách đến và đi ngày hôm sau
  • Lập báo cáo tình hình sự cố trong khách sạn và phương hướng xử lý 
  • Lập báo cáo các sự kiện diễn ra trong ngày hôm sau

Với bài viết trên, Quantrinhahang.edu.vn đã giải đáp cụ thể cho bạn câu hỏi “Night auditor là gì?”. Ở một số khách sạn, lễ tân có thể kiêm luôn vị trí night auditor. Do đó, với vai trò là nhân viên lễ tân khách sạn, hay bất cứ vị trí nào phục vụ ở khối Tiền sảnh, bạn cũng cần bổ sung nghiệp vụ ở các mảng khác để trở thành một nhân sự đa năng trong khách sạn. Nghiệp vụ tiền sảnh càng cao thì cơ hội thăng tiến của bạn càng khả quan.

Tìm hiểu khóa học Quản Trị Tiền Sảnh tại Hướng Nghiệp Á Âu

Khóa học là cơ hội để học viên được trực tiếp chỉ dạy và truyền cảm hứng từ đội ngũ giảng viên là các quản lý, giám đốc điều hành tại các tập đoàn khách sạn, nhà hàng quốc tế như Accor, Marriott, IHG…

  • Trang bị kiến thức nghiệp vụ lễ tân khách sạn như tiếp đón khách, check-in, check-out cho khách, hỗ trợ đặt phòng, hướng dẫn các dịch vụ cho khách, thanh toán hóa đơn…

Học viên thực hành nghiệp vụ tiền sảnh trong không gian mô phỏng thực tế

  • Bổ sung kiến thức chuyên về quản trị nhân sự, quản lý chất lượng phục vụ, quản trị thương hiệu, marketing trong ngành Dịch vụ…
  • Hướng dẫn kỹ năng mềm như kỹ năng bán hàng, nắm bắt tâm lý khách hàng, giải quyết than phiền.
  • Cơ sở vật chất và phòng học thực hành nghiệp vụ được thiết kế mô phỏng không gian làm việc thực tế của khu vực Tiền sảnh đúng theo tiêu chuẩn khách sạn 5 sao.
  • Học viên được làm quen với phần mềm quản lý khách sạn iHotelier chuyên dụng dành cho khách sạn từ 4 sao trở lên.


Học viên tham quan thực tế tại khách sạn 5 sao

  • Đảm bảo 100% giới thiệu thực tập tại các khách sạn 3-5 sao quốc tế như Renaissance Riverside Hotel Saigon, InterContinental Saigon Residences, New World Saigon Hotel…
  • Kết thúc khóa học, học viên được cấp chứng chỉ của Tổng cục Giáo dục Nghề nghiệp có giá trị toàn quốc.

Mọi thông tin về khoá học Quản Trị Tiền Sảnh, bạn vui lòng điền vào form bên dưới để được liên hệ và tư vấn miễn phí nhé!

Xem 28 lần Chỉnh sửa lần cuối vào 11 - 10 - 2017

Đánh giá

100%(2 bình chọn)


Hướng Nghiệp Á Âu

  • 259B Hai Bà Trưng, P.6, Q.3
    Tel: (028) 3820 8788

  • 473 Sư Vạn Hạnh, P.12, Q.10
    Tel: (028) 6290 5588

  • 145 Xuân Hồng, P.12, Q.Tân Bình

  • 94 Phan Xích Long, P.3, Q.Bình Thạnh
    (số cũ S54 – S55 Phan Xích Long, gần cuối đường Phan Xích Long giao với Vạn Kiếp)
    Tel: (028) 3517 2308

  • 235 Nguyễn Văn Cừ, P.Nguyễn Cư Trinh, Q.1
    (Lầu 4 – Trung Tâm Thương Mại Nowzone)

  • 02 Khu biệt thự Chu Văn An, Đường số 1, P.26, Q.Bình Thạnh
    (từ Chu Văn An rẽ vào Đường số 2, 4, 8 hoặc 12 để đến Đường số 1)
    Tel: (028) 6290 9988 - (028) 6294 8320 - (028) 6294 8387

  • 288 Điện Biên Phủ, P.Chính Gián, Q.Thanh Khê
    Tel: (0236) 3739 988

  • 150 Lê Văn Hiến, P.Khuê Mỹ, Q.Ngũ Hành Sơn
    Tel: (0236) 3953 988

  • 55 Trần Quang Khải, P.Thắng Lợi, TP. Buôn Ma Thuột

  • O13 - O14 Đồng Khởi, Phường Tam Hòa, TP. Biên Hòa, Đồng Nai

  • 49-51, đường A4, P.Phước Hải, Tp.Nha Trang