facebook pixel

Check In Là Gì? Khám Phá Thủ Tục Check In Trong Khách Sạn

Check-in là hoạt động cơ bản của bộ phận lễ tân tại khu vực Tiền sảnh. Check-in nghĩa là gì? Công đoạn này bao gồm các bước cơ bản nào và cần lưu ý những gì khi thực hiện? Quantrinhahang.edu.vn sẽ hướng dẫn cụ thể cho bạn bằng bài viết sau.

Check-in là gì?

Check-in là quy trình thực hiện việc đăng ký, xác nhận để khách được lưu trú trong khách sạn. Công việc check-in này được thực hiện tại quầy lễ tân khách sạn.

Thủ tục check-in khách sạn sẽ không giống nhau hoàn toàn ở tất cả các bước mà sẽ có sự thay đổi cho thích hợp với từng đối tượng khách.

Thủ tục check-in khách sạn

Check-in cho khách lẻ

  • Chào khách: “Chào mừng quý khách đã đến khách sạn (tên khách sạn). Tôi có thể giúp gì cho quý khách” hoặc “Chào mừng quý khách đã đến khách sạn… Quý khách có muốn làm thủ tục nhận phòng không?” Nếu đó là khách quen thì bạn phải gọi tên khách.
  • Nhận hộ chiếu và chứng minh thư của khách
  • Tìm hiểu thông tin đặt phòng trên máy tính
  • Hoàn thành phiếu đăng ký: Yêu cầu khách điền thông tin vào phiếu đăng ký in sẵn. Chỉ cho khách những phần thông tin cần bổ sung.
  • Phân phòng: Nhập các yêu cầu đặc biệt của khách vào PMS (phần mềm quản lý khách sạn)
  • Thông báo các dịch vụ của khách sạn có liên quan như dịch vụ kèm theo trên phòng và chương trình khuyến mại mà khách sạn đang áp dụng
  • Giao chìa khóa cho khách hàng, giải thích cách dùng chìa khóa và thông báo về quy định mất chìa khóa phòng
  • Chúc khách hàng có kỳ nghỉ vui vẻ và thông báo bộ phận Bellman đưa khách lên phòng

chao don khach le tan phai luon giu nu cuoi rang ro tren moiChào đón khách, lễ tân phải luôn giữ nụ cười rạng rỡ trên môi

Check-in cho khách vãng lai

  • Chào đón khách (tương tự)
  • Xác nhận thời gian lưu trú: Hỏi khách về ngày đi, số khách, số phòng cần thiết và nhập dữ liệu vào PMS
  • Xác định tên khách để gọi tên khách khi tiếp tục trò chuyện
  • Nhắc lại các yêu cầu về đặt phòng
  • Xác định tình trạng phòng cho khách
  • Hỏi khách có muốn làm thủ tục nhận phòng ngay không
  • Hoàn thiện các thủ tục giấy tờ

Check-in cho khách đoàn

  • Nhận thông tin về đoàn khách: Đọc kỹ các chỉ dẫn về đoàn khách trên phiếu thông tin và kiểm tra chi tiết trên PMS, bao gồm danh sách xếp phòng, giờ đến, các khách VIP, loại phòng đã đặt, yêu cầu đặc biệt, tên trưởng đoàn…
  • Bố trí phòng: Bố trí phòng theo thông tin sẵn có bằng việc thông báo cho bộ phận Buồng phòng danh sách xếp phòng và Bellman để mang hành lý lên cho khách
  • In phiếu đăng ký và chuẩn bị chìa khóa
  • Kiểm tra các thông tin liên hệ của đoàn, trưởng đoàn và hướng dẫn viên, có yêu cầu báo thức không, giờ khởi hành…

check in cho khach doan le tan phai biet ro ten truong doanCheck-in cho khách đoàn, lễ tân phải biết rõ tên trưởng đoàn

Check-in cho khách VIP

  • Kiểm tra báo cáo về khách VIP: Biết khách VIP sắp đến, đang ở và sắp đi trong ca làm việc của bạn. Đọc các ghi chú đặc biệt cẩn thận.
  • Bố trí phòng theo đúng sở thích của khách
  • Thông báo cho các bộ phận khác về khách VIP
  • Chuẩn bị đầy đủ tất cả giấy tờ cần thiết để khách chỉ cần điền vào phiếu
  • Thông báo cho Tổng giám đốc, Giám đốc quan hệ khách hàng và Giám đốc trực để tháp tùng cho khách về tận phòng.

Check-in là công việc thường nhật và cơ bản nhất của mỗi lễ tân khách sạn. Nếu bạn yêu thích công việc này hoặc có nhu cầu nâng cao kỹ năng để phục vụ khách tốt hơn, hãy chủ động trau dồi kiến thức ở mảng check-in nhiều hơn nhằm mang đến cho khách trải nghiệm tuyệt vời nhất ngay khi vừa đặt chân vào khách sạn.

Tìm hiểu khóa Quản Trị Tiền Sảnh tại Hướng Nghiệp Á Âu

  • Đội ngũ giảng viên là những chuyên gia, quản lý bộ phận Tiền sảnh, có kinh nghiệm làm việc tại các tập đoàn khách sạn quốc tế như IHG, Marriott, Accor…
  • Trang bị kiến thức nghiệp vụ lễ tân như tiếp đón khách, check-in, check-out cho khách, hỗ trợ đặt phòng, hướng dẫn các dịch vụ cho khách, giải quyết than phiền…

hoc vien thuc hanh nghiep vu le tanHọc viên thực hành nghiệp vụ lễ tân trong không gian mô phỏng thực tế

  • Bổ sung kiến thức chuyên về quản trị nhân sự, quản lý chất lượng phục vụ, quản trị thương hiệu…
  • Cơ sở vật chất và phòng học thực hành nghiệp vụ được thiết kế mô phỏng không gian làm việc thực tế của bộ phận Tiền sảnh đúng theo tiêu chuẩn khách sạn 5 sao.
  • Học viên được làm quen với phần mềm quản lý khách sạn iHotelier chuyên dụng dành cho khách sạn từ 4 sao trở lên.
  • Đảm bảo 100% giới thiệu thực tập tại các khách sạn 3-5 sao quốc tế.

hoc vien khoa quan tri tien sanhHọc viên khóa Quản Trị Tiền Sảnh trong chuyến tham quan thực tế tại khách sạn 5 sao

  • Kết thúc khóa học, học viên được cấp chứng chỉ của Tổng cục Giáo dục Nghề nghiệp có giá trị toàn quốc.

Mọi thông tin về chương trình Quản Trị Tiền Sảnh, bạn vui lòng điền vào form bên dưới để được liên hệ và tư vấn miễn phí nhé!

Xem 123 lần Chỉnh sửa lần cuối vào 23 - 09 - 2017

Đánh giá

100%(2 bình chọn)


Hướng Nghiệp Á Âu

  • 259B Hai Bà Trưng, P.6, Q.3
    Tel: (028) 3820 8788

  • 473 Sư Vạn Hạnh, P.12, Q.10
    Tel: (028) 6290 5588

  • 145 Xuân Hồng, P.12, Q.Tân Bình

  • 94 Phan Xích Long, P.3, Q.Bình Thạnh
    (số cũ S54 – S55 Phan Xích Long, gần cuối đường Phan Xích Long giao với Vạn Kiếp)
    Tel: (028) 3517 2308

  • 235 Nguyễn Văn Cừ, P.Nguyễn Cư Trinh, Q.1
    (Lầu 4 – Trung Tâm Thương Mại Nowzone)

  • 02 Khu biệt thự Chu Văn An, Đường số 1, P.26, Q.Bình Thạnh
    (từ Chu Văn An rẽ vào Đường số 2, 4, 8 hoặc 12 để đến Đường số 1)
    Tel: (028) 6290 9988 - (028) 6294 8320 - (028) 6294 8387

  • 288 Điện Biên Phủ, P.Chính Gián, Q.Thanh Khê
    Tel: (0236) 3739 988

  • 150 Lê Văn Hiến, P.Khuê Mỹ, Q.Ngũ Hành Sơn
    Tel: (0236) 3953 988

  • 55 Trần Quang Khải, P.Thắng Lợi, TP. Buôn Ma Thuột

  • O13 - O14 Đồng Khởi, Phường Tam Hòa, TP. Biên Hòa, Đồng Nai

  • 49-51, đường A4, P.Phước Hải, Tp.Nha Trang