Lễ Tân Khách Sạn Làm Gì – Công Việc Cơ Bản Của Lễ Tân Theo Ca

Lễ tân có tính chất làm theo ca, chia thành các ca sáng, chiều, tối. Mỗi ca làm việc của lễ tân khách sạn có đặc thù riêng biệt và nhiệm vụ khác nhau đôi chút. Nếu bạn đang định hướng trở thành một lễ tân khách sạn và có nhu cầu hiểu rõ hơn về thời gian làm việc thì rất nên tham khảo bài viết sau. Lưu ý là đây chỉ là bản mô tả tham khảo. Khách sạn quy mô khác nhau thì giờ giấc, công việc cũng khác nhau bạn nhé.

Lễ tân ca sáng (6h – 14h)

  • Họp với quản lý ca đêm, bàn giao công việc
  • Đọc thông tin từ log book, nắm nhiệm vụ hằng ngày, công việc tồn đọng từ ca trước bàn giao
  • Nhắc nhở ca đêm in báo cáo và nộp
  • Kiểm tra nhạc nền và ánh sáng sảnh
  • Đảm bảo khu vực làm việc đầy đủ thiết bị
  • Chuyển nhiệm vụ trong ngày tới những bộ phận liên quan
  • Kiểm tra thông tin tiền phòng của đoàn, khách lẻ khớp với thời gian khách lưu trú và đảm bảo hóa đơn chính xác
Ca sáng kéo dài từ 6 giờ sáng đến 2 giờ trưa
  • Kiểm tra thời gian đến của khách, hồ sơ check-in đầy đủ, lưu ý yêu cầu đặc biệt (sinh nhật, trăng mật…)
  • Liên hệ Housekeeping để chuẩn bị cho phòng VIP, phòng early check-in, khách đoàn…
  • Thực hiện check-in, check-out, đảm bảo registration card, booking được in đầy đủ; phòng check out phải đính kèm hóa đơn GTGT nếu có để nộp lại cho kế toán vào cuối ca
  • Gọi điện vào phòng sắp check-out nếu không có yêu cầu late check-out
  • Phối hơp với Housekeeping để kiểm tra phòng sắp check-out mà không có phản hồi
  • Ghi vào logbook việc còn tồn động để bàn giao ca sau
  • In báo cáo hàng ngày, báo cáo thu ngân, đóng ca, nộp khoản tiền thu trong ca cho kế toán

Để có thể đảm nhận các công việc trên một cách thuần thục, đòi hỏi bàn phải có một nghiệp vụ chuyên môn. Vì thế thường các lễ tân được nhận vào làm sẽ được đào tạo qua khóa học nghiệp vụ lễ tân chuyên nghiệp trước khi bắt đầu vào làm. Nào chúng ta hãy tiếp tục tìm hiểu các công việc của lễ qua các ca làm việc còn lại.

Lễ tân ca chiều (14h – 22h)

  • Họp bộ phận, tiếp nhận thông tin bàn giao từ ca trước
  • Theo dõi phòng chưa sẵn sàng với Housekeeping
  • Chuẩn bị welcome drink cho khách
  • Đảm bảo khu vực làm việc đầy đủ văn phòng phẩm, trang thiết bị
  • Chắc chắn các phòng đều được kiểm tra và sẵn sàng trước thời gian đến 1 tiếng
  • Kiểm tra phòng check-out muộn và post tiền phí trả phòng muộn
  • Giao nhận tiền với kế toán, nhận khoản tiền kế toán nợ từ giao dịch các ngày hôm trước (ví dụ tiền thu đổi ngoại tệ, tiền thừa khi nộp vào cuối ca trực do không có tiền lẻ)
  • Gửi order cho nhà hàng (nếu có order thức ăn sáng mang đi)
Dù là ca nào cũng phải tiếp nhận công việc tiếp theo từ ca trước
  • Thông báo lễ tân ca đêm nếu có yêu cầu cuộc gọi báo thức nào
  • Post dịch vụ giặt là, hóa đơn ăn uống và các giao dịch khác nếu được yêu cầu
  • Kiểm tra thông tin đoàn check-out ngày mai
  • Đảm bảo nhà hàng được thông báo thời gian ăn sáng của đoàn, thời gian hỗ trợ hành lý với bellman
  • Cập nhật thông tin vào logbook cho ca sau theo dõi.
  • In báo cáo hằng ngày, báo cáo thu ngân kiểm tra giao dịch trong ca

Lễ tân ca đêm (22h – 6h)

  • Đọc bàn giao công việc từ ca trước trong logbook
  • Nhận, kiểm tra hóa đơn đi kèm từ các outlet
  • Chạy night audit khi tất cả khách có booking đã check-in
  • Kiểm tra hồ sơ khách check-in hôm nay
  • Nộp phiếu đã đăng kí vào danh sách khách in house
  • Kiểm tra yêu cầu báo thức và phối hợp với tổng đài
Chạy night audit là công việc cơ bản của lễ tân ca đêm
  • Chuẩn bị các file rời đi cho ca sáng theo số phòng
  • In sẵn các folio
  • Đảm bảo hóa đơn khách sắp check out chính xác
  • Phối hợp với bellman về yêu cầu taxi
  • Kiểm tra cân đối tài chính, đóng cashier, nộp tiền cho thu ngân
  • Bàn giao cho ca sáng

Trên đây là một số công việc cơ bản của lễ tân trong 3 ca sáng, chiều, tối. Khi vào làm, bạn sẽ có thể chọn ca hoặc được chia ca theo yêu cầu của cấp trên. Hy vọng bài viết trên từ quản trị nhà hàng khách sạn á âu, sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc của một lễ tân trong mỗi ca.

Average: 5 (7 vote(s))

Đăng Ký Để Được Tư Vấn Miễn Phí