D.O Là Gì? Lễ Tân Cần Làm Gì Khi Có D.O?

D.O là thuật ngữ quen thuộc dùng để nói đến loại phòng khách sạn có liên quan đến thời gian lưu trú. Nhân viên khách sạn, đặc biệt là lễ tân và buồng phòng phải nắm rõ ý nghĩa của thuật ngữ này nhằm có sự chuẩn bị kịp thời cho quy trình làm việc tiếp theo. Bạn đã biết thuật ngữ D.O là gì cũng như vai trò của D.O chưa? Đừng bỏ lỡ bài viết dưới đây nhé!

D.O là gì?

D.O (viết tắt của “due out” trong tiếng Anh) có nghĩa là phòng khách sắp check-out. Đây là loại phòng đã gần hết thời gian đăng ký lưu trú tại khách sạn, được lễ tân cập nhật trên hệ thống và thông báo đến bộ phận Buồng phòng nhằm có sự chuẩn bị cho công việc tiếp theo. Thuật ngữ này được sử dụng phổ biến ở các khách sạn hiện nay. Hầu hết nhân viên đều phải ghi nhớ và thuộc nằm lòng như một thói quen.

Vai trò của D.O là gì?

Khi đã hiểu định nghĩa D.O là gì, bạn cần biết D.O đóng vai trò gì trong khách sạn. Nhìn chung, D.O có hai chức năng sau:

Cập nhập tình trạng khách và phòng nhanh chóng

D.O giúp các bộ phận tránh những sai sót không đáng có, dẫn tới ảnh hưởng trải nghiệm của khách hàng. Việc thông báo phòng nào sắp check-out sẽ giúp các bộ phận trong khách sạn có thời gian chuẩn bị cho quy trình check-out diễn ra suôn sẻ hơn. Toàn bộ thông tin về thời gian lưu trú, dịch vụ khách sử dụng, tình trạng phòng… đều được cập nhật chính xác và nhanh chóng. Từ đó, lễ tân sẽ thực hiện công việc check-out nhanh gọn hơn.

Tiếp nhận phản hồi và nhận xét từ khách hàng

Chuẩn bị cho quá trình check-out cần đến sự phối hợp của nhiều bộ phận. Khi nhận được thông báo sớm, khách sạn có thể giải quyết hiệu quả những vấn đề phát sinh từ khách hàng, giải đáp thắc mắc và thỏa mãn yêu cầu của khách trước khi rời khách sạn.

Khi không rơi vào tình trạng “lụp chụp”, nhân viên khách sạn sẽ có thời gian hỏi han và tiếp nhận phản hồi từ khách hàng. Điều này sẽ giúp khách sạn nhận thấy còn chỗ nào chưa hoàn hảo để cải thiện nhằm đem lại trải nghiệm tốt hơn cho khách vào lần lưu trú sau.

Lễ tân cần làm gì khi có thông báo D.O?

Sau khi nhận thông tin về D.O, lễ tân sẽ chuẩn bị giấy tờ, hóa đơn và thông tin cần thiết để tiến hành check-out cho khách theo quy trình như sau:

• Chào đón khách hàng khi khách tiến vào quầy ngỏ ý muốn check-out.
• Hỏi khách số phòng để kiểm tra thông tin trên hệ thống và báo cho bộ phận Buồng phòng kiểm tra tình trạng phòng hiện tại. Đặt câu hỏi liên quan đến những chi phí phát sinh trong quá trình lưu trú của khách.
• Tiến hành nhập các chi phí phát sinh vào hệ thống.
• Kiểm tra lại toàn bộ chí phí bao gồm giá phòng cố định và chi phí phát sinh. Xác nhận lại với khách hàng.
• In hóa đơn cho khách kiểm tra thêm lần nữa và xác nhận phương thức thanh toán với khách hàng.
• Thông báo tỷ giá, áp dụng các hình thức quy đổi tiền nếu khách hàng sử dụng ngoại tệ, ghi chú lại hình thức thanh toán lên hóa đơn.
• Kiểm tra lại xem có đồ đạc nào cần gửi trả lại cho khách hàng hay không.
• Nhận lại chìa khóa phòng và trả giấy tờ mà khách sạn lưu giữ trước đó cho khách hàng.
• Cập nhật tình hình về tình trạng phòng mà khách đã sử dụng vào hệ thống nhằm đảm bảo tài sản của khách sạn.
• Thăm dò mức độ hài lòng về dịch vụ khách sạn và thái độ phục vụ nhân viên của khách hàng, ghi nhận và chào tạm biệt.

Quản Trị Nhà Hàng Khách Sạn Á Âu vừa giúp bạn hiểu rõ hơn về thuật ngữ D.O là gì. Ngoài ra còn có rất nhiều thuật ngữ khác mà lễ tân khách sạn cần ghi nhớ để thực hiện các quy trình nghiệp vụ liên quan một cách chuyên nghiệp nhất. Để trang bị và bổ sung đầy đủ kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ lễ tân, bạn có thể cân nhắc việc tham gia khóa Nghiệp Vụ Lễ Tân Chuyên Nghiệp tại QTNHKSAAu nhé.

Xem Thêm:

Ba Nghiệp Vụ Cơ Bản Dành Cho Lễ Tân Khách Sạn 5 Sao

Nghiệp Vụ Lễ Tân Là Gì – Học Nghiệp Vụ Lễ Tân Ngắn Hạn Ở Đâu?