Business Center Là Gì – Công Việc Của Tổ Dịch Vụ Văn Phòng

24/03/2018
nhan vien business center doi hoi su can trong

Business center là bộ phận quan trọng làm việc trong khách sạn. Tuy nhiên, không quá nhiều người biết về sự hiện diện của bộ phận này do tính chất công việc âm thầm, lặng lẽ làm hậu phương vững chắc phía sau. Nếu không có bộ phận business center thì những hạng mục công việc văn phòng của khách sạn sẽ chất thành đống. Vậy bạn đã biết business center là gì cũng như công việc cụ thể của bộ phận này là như thế nào chưa?

Business center là gì?

Trong ngành Khách sạn, business center được xem là tổ dịch vụ văn phòng. Đây là bộ phận sẽ đảm nhận và phụ trách những hạng mục công việc liên quan đế văn phòng của khách sạn và khách hàng như fax, email, giấy tờ.

business center bo phan dam nhan cong viec can phong trong khach san
Business center là bộ phận đảm nhận tất cả công việc văn phòng trong khách sạn

Bên cạnh đó, business center còn tiếp nhận những yêu cầu về phiên dịch, thông dịch cũng như phương tiện vận chuyển cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ lưu trú tại khách sạn. Thông thường, khách sạn quy mô từ 4-5 sao mới có tổ dịch vụ văn phòng.

Công việc của nhân viên business center là gì?

  1. Giao nhận fax cho khách và nội bộ
  2. Tiếp nhận và thực hiện yêu cầu sao chép tài liệu cho khách
  3. Tiếp nhận và đáp ứng yêu cầu về phòng họp (trực tiếp)
  4. Tiếp nhận và đáp ứng yêu cầu đăng ký về các loại phương tiện vận chuyển trực tiếp
  5. Tiếp nhận và đáp ứng yêu cầu phiên dịch, thông dịch của khách

Quy trình chuyển fax cho khách của business center

  • Khi nhận bản fax của khách, nhân viên phải đề nghị khách cung cấp và ghi lại số fax và tổng số trang sẽ gửi, sau đó xác nhận lại với khách
  • Trường hợp một bản fax gửi đến hai hoặc nhiều địa chỉ hay địa chỉ thứ hai trở đi có gộp thêm tài liệu mới thì nhân viên dịch vụ văn phòng phải xác nhận bằng cách viết ra giấy đầy đủ chi tiết đúng theo yêu cầu của khách
  • Nhân viên phải thông báo giá cước và hỏi hình thức thanh toán trước khi gửi fax cho khách
  • Nếu bản fax của khách quá mỏng hoặc kích thước to hơn khổ giấy thông thường thì phải đề nghị sao chụp lại trước khi gửi
  • Ghi đầy đủ họ tên khách, số buồng đang ở, số fax cần gửi, số trang và ngày giờ gửi fax vào sổ gửi fax
  • Khi máy fax báo tín hiệu tài liệu không chuyển được thì báo khách xem lại số fax hay cho số mới
Nhân viên business center đòi hỏi sự cẩn thận trong từng quy trình làm việc
  • Nếu máy fax đầu kia báo bận thì ngưng gửi và báo khách ít phút sau sẽ gửi lại
  • Khi tài liệu gửi xong thì gửi trả lại bản fax cho khách kèm với tờ activity report được in tự động từ máy fax
  • Nếu chuyển xong mà không có sự hiện diện của khách thì cho tài liệu vào phong bì, phía ngoài có ghi rõ tên khách, số buồng, số trang rồi chuyển cho nhân viên phụ trách hành lý (bellman) gửi trả vào buồng khách
  • Ghi vào sổ giao nhận của bộ phận Hỗ trợ khách hàng (Concierge)
  • Ghi hóa đơn thanh toán gồm: ngày tháng, tên khách, số buồng, loại dịch vụ, số tiền, chữ ký của nhân viên dịch vụ văn phòng (business center) và xin chữ ký của khách rồi chuyển đến nhân viên thu ngân tại tiền sảnh
  • Khi giao hóa đơn, nhân viên thu ngân ký xác nhận trong sổ giao nhận hóa đơn

Business center là bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của bất cứ khách sạn nào hiện nay. Nhân viên trong bộ phận này đòi hỏi kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ để đảm bảo quá trình xử lý công việc văn phòng khách sạn hợp lý, khoa học và chuyên nghiệp.

Điểm: 5 (8 bình chọn)

Đăng Ký Để Được Tư Vấn Miễn Phí

Tác giả: Tô Bội Huyên

Tô Bội Huyên ước mơ trở thành một quản lý tại khách sạn 5 sao. Hiện Tô Bội Huyên là biên tập viên của trang Quản Trị Nhà Hàng Khách Sạn Á Âu. Hy vọng những bài viết chia sẻ kiến thức của Tô Bội Huyên sẽ được mọi người đón nhận.

Để lại số điện thoại của quý khách
Chúng tôi sẽ gọi lại để tư vấn cụ thể

Nhân viên sẽ liên hệ lại cho bạn sớm nhất !

Cám ơn bạn.
Chúng tôi sẽ gọi lại cho bạn sau

logo-zalo-vector

Nhắn Tin Zalo

Gọi Ngay: 1800 6148

Chat