VIP Là Gì – Quy Trình Đón Tiếp Khách VIP Của Khách Sạn

VIP là gì mà những vị khách được xem là VIP lại được đối đãi tận tình? VIP là nhóm đối tượng khách hàng vô cùng đặc biệt, góp phần mang lại doanh thu và lợi nhuận đáng kể cho hầu hết khách sạn hiện nay. Nhóm đối tượng này yêu cầu tiêu chuẩn phục vụ cao cấp và khắt khe hơn các nhóm khách hàng thông thường. Nhất là trong quy trình đón tiếp khách VIP, nhân viên khách sạn cần thực hiện kỹ lưỡng và chu đáo nhất.

VIP là gì?

VIP là một thuật ngữ viết tắt từ tiếng Anh, được phát âm theo từ viết tắt là /Vē-ˌī-ˈpē/. Tên đầy đủ của VIP là “Very Important Person”/ “Very Important People” – được hiểu là một người có ảnh hưởng, có uy tín. Đặc biệt là từ thông dụng để nói đến người giữ vị trí quan trọng trong xã hội hay được ưu tiên về mặt quyền lợi trong dịch vụ nào đó. Đối với ngành Khách sạn, đây là nhóm đối tượng khách hàng đặc biệt, giúp thúc đẩy doanh thu và lợi nhuận hàng năm. Họ có thể trưởng đại lý du lịch, nhà báo phóng viên, nhà tổ chức sự kiện, tổng giám đốc hay trưởng bộ phận chi nhánh của một công ty lớn…

Hiện nay, tất cả các nước đều sử dụng cụm từ này nhưng ít ai để ý nó có từ bao giờ. Từ VIP được sử dụng từ năm 1933 với nghĩa cho một người, một đối tượng có tầm ảnh hưởng đến với người sử dụng từ đó.

Nhóm đối tượng thuộc khách VIP rất tiềm năng trong công việc kinh doanh của khách sạn về lâu về dài. Đó có thể là vị khách hàng “chịu chi” sẵn sàng bỏ ra số tiền lớn để sử dụng dịch vụ xa xỉ và đắt tiền. Hay là người với mối quan hệ xã hội sâu rộng, có thể giới thiệu số lượng lớn khách hàng cho khách sạn mỗi năm. Đối với nhóm đối tượng này, mọi quy trình phục vụ đều đòi hỏi những yêu cầu rất cao, nhất là trong quy trình đón tiếp cần phải được chuẩn bị và thực hiện kỹ lưỡng đến từng chi tiết.

Cắt nghĩa chi tiết thuật ngữ VIP

V: Very – có nghĩa là “Rất/ Rất là/ hết sức…” đây là một tính từ có tác dụng nhấn mạnh phần ngữ nghĩa cho những từ ở phía ngau sau đó. Từ Very được sử dụng rất phổ biến trong một Np.

I: Important – trong tiếng Việt nó có nghĩa là “Quan trọng/ đặc biệt/ trọng yếu” là một tính từ chỉ những hiện tượng, sự vật, con người có đặt điểm đặc biệt, hiếm thấy, quan trọng và thường khó có thể tìm được ở những chỗ khác, đối tượng khác những nét tương đồng như vậy.

P – Person (trong nhiều trường hợp vẫn sử dụng là people, tuy nhiên, person là nguyên bản được sử dụng từ năm 1933). Person có nghĩa là “người/ con người/ nhân vật nào đó”. Đây là một danh từ sử dụng diễn tả một loài động vật có lý trí, có trí khôn và có cảm xúc – đó chính là con người.

Như vậy, khi ghép 3 từ này thành một cụm danh từ, bạn sẽ có được một câu có ý nghĩa rất quan trọng – Very Important Person – người rất quan trọng. Chỉ những người có tiền, có quyền nên họ thường nhận được nhiều ưu đãi hơn trong dịch vụ kinh doanh, dịch vụ thương mại và nhiều quyền lợi ưu tiên khác nhằm kính nể.

Ngày nay, từ vip ngoài sử dụng với người còn áp dụng cho nhiều ngữ cảnh. Ví dụ như “phòng VIP” – phòng đắt tiền, đầy đủ tiện nghi, phòng đẹp, sang trọng thường cả khách sạn chỉ có 1 – 2 phòng như vậy. Tương tự với “quán VIP”, “dịch vụ VIP”… cũng đều có ý nghĩa tương tự. Thường ở Việt Nam người dùng mới sử dụng tràn lan nghĩa của từ VIP với cả người và cả sự vật.

Quy trình đón tiếp khách VIP của khách sạn

• Bộ phận Sales thông báo bộ phận Đặt phòng về việc đặt phòng của khách VIP
• Bắt đầu từ ngày nhận thông báo, bộ phận Tiền sảnh phải lựa chọn kỹ lưỡng phòng đặc biệt dành cho khách VIP và cẩn thận ghi chú để tránh trường hợp những khách khác cũng yêu cầu chọn phòng đó

• Phòng dành cho khách VIP phải ấn định trên hệ thống đặt phòng của khách sạn và đặt mã trên hệ thống quản lý tài sản khách sạn
• Bộ phận Đặt phòng gắn mã phòng cho khách VIP để những bộ phận khác trong khách sạn biết được tình trạng của phòng và thực hiện những công việc cần thiết để chào đón khách
• Sau khi ấn định việc chọn phòng cho khách VIP, bộ phận Lễ tân gửi mã yêu cầu của khách VIP đến bộ phần Buồng phòng để thực hiện sắp xếp theo yêu cầu của khách đưa ra
• Bộ phận Buồng phòng ưu tiên thực hiện dọn dẹp phòng dành cho khách VIP và gửi thông báo nhanh nhất đến bộ phận Lễ tân về tình trạng phòng sau khi hoàn tất công việc

• Những tiện nghi miễn phí bắt buộc phải phản ánh được uy thế và nền tảng văn hóa của khách VIP
• Vào ngày đến của khách VIP, khách sạn phải đảm bảo rằng những yêu cầu đặc biệt của họ đã được thực hiện và có thể sử dụng ngay
• Trước giờ khách VIP đến, bộ phận Tiền sảnh phải thông báo cho bộ phận Lễ tân và người quản lý đảm nhận chào đón và đáp ứng những yêu cầu khác
• Hỗ trợ cho khách VIP lên phòng và tiến hành thủ tục kiểm tra trong phòng
• Danh sách khách VIP phải được lưu ý viết trên bảng trắng của phòng tiền sảnh, phòng điều hành và phòng trực ban của bộ phận Buồng phòng.

Trên đây là bài viết tìm hiểu VIP là gì? Nếu phục vụ tốt nhóm đối tượng này, khách sạn sẽ có thể gia tăng lượng khách hàng và tối đa lợi nhuận của mình. Nhân viên khách sạn, đặc biệt là lễ tân luôn được yêu cầu thực hiện quy trình tiếp đón khách VIP một cách chuyên nghiệp nhất.

Để nắm rõ quy trình và thủ tục này hơn, bạn có thể tham gia ngay khóa học ngắn hạn Nghiệp Vụ Lễ Tân Chuyên Nghiệp tại Quản Trị Nhà Hàng Khách Sạn Á Âu để tự tin và bản lĩnh trong từng kỹ năng nghiệp vụ.