B.E.O Là Gì? Mẫu B.E.O Tổ Chức Sự Kiện Khách Sạn Gồm Những Gì?

Nếu đảm nhận khâu tổ chức sự kiện tại khách sạn, ắt hẳn bạn đã rất quen với B.E.O. Nhưng với những bạn mới bắt đầu tìm hiểu về tổ chức sự kiện thì B.E.O là khái niệm còn khá lạ lẫm. Trong bài viết sau, Hướng Nghiệp Á Âu sẽ giải đáp B.E.O là gì và một số nội dung bắt buộc phải có trong B.E.O.

B.E.O là gì trong tổ chức sự kiện?

B.E.O là viết tắt của cụm Banquet Event Order, nghĩa là bảng thông tin yêu cầu tổ chức sự kiện, liệt kê các thông tin cần thiết để tổ chức trọn vẹn một sự kiện theo yêu cầu khách hàng.

Theo cvent.com, Event Manager hoặc Catering Manager có trách nhiệm xây dựng B.E.O và gửi cho các bộ phận liên quan trước ngày diễn ra sự kiện.

Giao diện mẫu B.E.O (Nguồn ảnh: eventtemple.com)

Các thông tin có trong B.E.O tổ chức sự kiện

Sau khi đã biết B.E.O là gì, chúng ta sẽ tìm hiểu tiếp có những thông tin gì trong mẫu B.E.O.

Thông tin cơ bản trong B.E.O

• Tên khách hàng, công ty có nhu cầu tổ chức sự kiện
• Địa chỉ công ty có nhu cầu tổ chức sự kiện
• Số điện thoại công ty có nhu cầu tổ chức sự kiện
• Số điện thoại khách sạn đứng ra tổ chức sự kiện
• Loại hình sự kiện (hội họp, tiệc đứng tự chọn…)
• Ngày giờ tổ chức sự kiện
• Địa điểm diễn ra sự kiện
• Số lượng khách (cố định hoặc dự kiến)
• …

Thông tin các bộ phận liên quan trong B.E.O

Bộ phận F&B

Bộ phận bếp

Chuẩn bị các món ăn theo yêu cầu.

Bộ phận tổ chức yến tiệc (banquet)

Set up công cụ dụng cụ ăn uống theo số lượng khách, phụ trách phụ kiện trang trí (concept, màu sắc, số lượng…)…

Thông tin về món ăn, thức uống trong B.E.O (Nguồn ảnh: plannerslounge.com)

Bộ phận tiếp tân

Cập nhật thông tin để phân công nhân sự hỗ trợ, hướng dẫn khách.

Bộ phận kế toán

• Phân công nhân viên trực để xuất hóa đơn thanh toán khi sự kiện kết thúc.
• Chuẩn bị thủ tục liên quan đến hợp đồng công nợ (nếu có).

Bộ ninh an ninh

Cập nhật thông tin để phân bố nhân sự trực ở các khu vực quan trọng.

Bộ phận bảo trì – kỹ thuật

Chuẩn bị hệ thống âm thanh, ánh sáng, Internet…, phân công nhân sự phụ trách trong quá trình diễn ra sự kiện.

Xây dựng B.E.O giúp xác định hạng mục công việc của các bộ phận
(Nguồn ảnh: Pink Book Weddings)

Thông tin thanh toán trong B.E.O

• Thông tin đặt cọc lần một, lần hai…
• Thông tin xuất hóa đơn VAT (tên công ty, địa chỉ, mã số thuế…)
• Thông tin về giá bán/doanh thu dự kiến

+ Tổng doanh thu tạm tính

+ Giá bán trên một khách

+ Phụ thu, chi phí phát sinh

+ Phí vận chuyển (nếu có)

Công cụ dụng cụ, thiết bị cần có khi tổ chức sự kiện

Cần dựa vào mẫu B.E.O để xác định thông tin về món ăn, số lượng khách…, từ đó chuẩn bị đầy đủ công cụ dụng cụ cần thiết (số lượng phục vụ thực tế và số lượng dự phòng).

Sau đây là danh sách công cụ dụng cụ, trang thiết bị thường gặp trong tổ chức tiệc:

• Bàn tròn/vuông/chữ nhật
• Khăn bàn tròn/vuông/chữ nhật
• Ghế
• Bọc ghế
• Khăn ăn
• Bình hoa
• Gạt tàn
• Hũ muối – tiêu
• Hũ tăm
• Dao, muỗng, nĩa ăn chính
• Dao, muỗng, nĩa tráng miệng
• Đũa
• Muỗng sứ
• Chén xốt
• Chén ăn
• Đĩa lót/ăn chính/tráng miệng

B.E.O là cơ sở xác định số lượng, tên gọi… các dụng cụ ăn uống cần thiết
(Nguồn ảnh: The Wedding Shed)

• Dụng cụ hâm nóng thức ăn
• Bảng tên món ăn
• Dụng cụ gắp thức ăn
• Bục kê món ăn (stand buffet)
• Mâm tròn/chữ nhật phục vụ
• Bình đựng nước trái cây
• Bình sữa nhỏ
• Ly nước
• Ly vang trắng/đỏ
• Tủ đựng dụng cụ phục vụ
• Xô đá
• Đồ gắp đá
• Bình trà
• …

Khi set up, cần đảm bảo thực hiện theo các lưu ý đặc biệt từ khách hàng
(Nguồn ảnh: Wellington Weddings)

Những lưu ý khi xây dựng B.E.O

• B.E.O được xem như hợp đồng ràng buộc giữa khách hàng và đơn vị tổ chức, giữa các bộ phận trong khách sạn…. Vì thế, tất cả nội dung trong B.E.O phải đảm bảo tính chính xác, cụ thể và rõ ràng về mặt thông tin để các bên đều nắm.
• Khi xây dựng B.E.O, người phụ trách phải lường trước những sự cố bất ngờ xảy đến để đưa ra phương án xử lý, thay thế kịp thời.
• Người thiết kế B.E.O phải nắm cả thông tin về sự kiện diễn ra trước đó để không ảnh hưởng đến sự kiện của mình. Thay đổi về nội dung B.EO cần được thông báo đến khách hàng và những bộ phận liên quan.
• B.E.O cần được xây dựng dựa trên quy mô sự kiện, số lượng khách… để đề xuất số lượng nhân sự phù hợp của từng bộ phận.

Số lượng nhân sự từng bộ phận cần bám sát thông tin trên B.E.O
(Nguồn ảnh: Airtable)

• Người xây dựng B.EO cần có kiến thức chuyên môn về tổ chức sự kiện và nắm rõ mối quan hệ của các bộ phận trong khách sạn để trù hoạch mọi vấn đề từ khâu lên kế hoạch cho đến lúc diễn ra và kết thúc sự kiện.
• Về phục vụ ẩm thực, cần lưu ý những thông tin sau:

+ Thực đơn: Trình bày thứ tự phục vụ món (khai vị, món chính, tráng miệng). Thông tin về món chay hoặc thực đơn cho trẻ em cũng cần được liệt kê.

+ Giá thành, thương hiệu: Lập bảng giá chi tiết cho từng món ăn, thức uống theo yêu cầu của khách hàng, đồng thời thống nhất với khách hàng về loại hình phục vụ và thương hiệu.

+ Yêu cầu đặc biệt: Cần lưu tâm đến những yêu cầu đặc biệt từ khách hàng khi thiết lập B.E.O sự kiện. Ví dụ, khách muốn bàn tiệc chay sẽ có những món nào, vị trí bàn tiệc dành cho trẻ em nằm ở đâu…

• Thông tin về thời gian cũng cần được trình bày chi tiết. Ví dụ, với đám cưới, B.E.O phải bao gồm timeline giờ đón khách, giờ làm lễ, giờ cắt bánh…

Thông tin về thứ tự, mốc thời gian trong sự kiện cũng cần được thể hiện rõ ràng
trong B.E.O (Nguồn ảnh: plannerslounge.com)

Hướng Nghiệp Á Âu vừa cùng bạn giải đáp câu hỏi B.E.O là gì trong tổ chức sự kiện tại khách sạn, nhà hàng. Để tham khảo quy trình phục vụ tiệc chuẩn nhà hàng fine dining – kiến thức rất cần thiết cho nhân sự phục vụ bàn, bạn có thể click xem tại đây nhé.