Quy Trình Thanh Toán Hóa Đơn Cho Thực Khách Trong Nhà Hàng

Quy trình thanh toán trong nhà hàng cho thực khách là một trong những kiến thức quan trọng đối với nhân viên phục vụ, bởi tất cả các bước trong quy trình đều có liên quan đến tiền bạc. Để tránh sai sót không đáng có và bám sát tiêu chuẩn vận hành của nhà hàng, bạn có thể tham khảo quy trình sau nhé.

Các phương thức thanh toán trong nhà hàng

Tiền mặt

Thanh toán bằng tiền mặt là chi trả theo dạng tiền tệ chính thức (tiền giấy, tiền xu…) được ghi trên thực đơn.

Thẻ tín dụng (credit card)

• Loại thẻ có một hạn mức nhất định theo quy định của ngân hàng và người dùng không được phép chi tiêu vượt quá hạn mức này (hiểu đơn giản là chi tiền trước, trả lại cho ngân hàng sau).
• Phổ biến nhất là thẻ Visa, MasterCard, Diners Club, American Express…

Credit card là hình thức thanh toán được nhiều thực khách lựa chọn
(Nguồn ảnh: Upserve)

Thẻ ghi nợ (debit card)

Loại thẻ được liên kết với tài khoản ngân hàng. Khách hàng phải nạp tiền vào tài khoản ngân hàng trước rồi mới được thanh toán (hiểu đơn giản là khách có bao nhiêu tiền trong thẻ thì dùng bấy nhiêu).

Ngoại tệ

Cần thận trong khi giao dịch do đây không phải loại tiền tệ lưu hành chính thức và có nguy cơ tiền giả, tỷ giá quy đổi cao hơn.

Ghi tài khoản

• Với khách hàng lưu trú lâu trong khách sạn, họ sẽ được tính tiền vào số phòng.
• Phải kiểm tra về nhận dạng của khách, ghi chính xác tên và số phòng của khách.

Voucher

Đây là dạng phiếu thanh toán được các đại lý lữ hành, đơn vị tổ chức hội thảo hoặc chính khách sạn, nhà hàng cấp.

Voucher là phiếu thanh toán có thể do chính nhà hàng cấp (Nguồn ảnh: Pinterest)

Séc du lịch

Khách sử dụng cần đưa ra hộ chiếu để nhận dạng và ký vào khoảng trống bên dưới của séc trước mặt nhân viên.

Bên cạnh đó, các khách sạn còn có thêm một số hình thức thanh toán khác như chuyển khoản sau, ký nhận hóa đơn tạm thời (city ledger)…

Quy trình thanh toán trong nhà hàng

Chuẩn bị

• Kiểm tra, tổng hợp các ghi nhận từ captain order, đặc biệt là các điều chỉnh phát sinh (nếu có).
• Kiểm tra phiếu thanh toán với thu ngân và thông tin khách (khách lẻ, khách đang lưu trú trong khách sạn, khách có đặt cọc trước…).
• Chuẩn bị bìa thanh toán, phiếu quà tặng, chương trình ưu đãi, bút viết…
• Kiểm tra nội dung nhập liệu của thu ngân.
• Quan sát, chờ khách ra tín hiệu yêu cầu thanh toán.

Phục vụ bàn cần quan sát để nhận biết dấu hiệu yêu cầu thanh toán từ khách
(Nguồn ảnh: Panama Relocations Tour)

Trình phiếu thanh toán cho khách

• Xác nhận hình thức thanh toán với khách là chủ tiệc hoặc người yêu cầu (Dạ. anh/chị cho em hỏi mình sẽ thanh toán bằng tiền mặt, thẻ hay ký phòng ạ?).
• Xác nhận thẻ thành viên, phiếu ưu đãi có thể áp dụng (nếu có).
• Chuẩn bị phiếu thanh toán, xin phép gửi phiếu thanh toán (Dạ, anh/chị cho em xin phép gửi hóa đơn).
• Trình phiếu thanh toán cho khách, giải thích các thông tin trên phiếu nếu khách yêu cầu.
• Xử lý yêu cầu đặc biệt từ khách (xuất hóa đơn VAT, tách hóa đơn…)
• Quan sát khách từ xa trong ít phút, đứng ở khoảng cách không hơn 2m so với bàn khi được yêu cầu.

Khi khách thắc mắc, cần giải đáp tỉ mỉ các thông tin trên phiếu thanh toán
(Nguồn ảnh: iStock)

Xử lý việc thanh toán

• Xin phép nhận lại bìa thanh toán tại bàn khi khách đã sẵn sàng và cảm ơn khách (Dạ, anh/chị cho em xin phép nhận lại hóa đơn).
• Kiểm tra, xác nhận tổng số tiền mặt đã nhận từ khách tại bàn (Dạ, em xin phép được thông báo, em nhận của anh/chị số tiền mặt là…).
• Thực hiện thanh toán bằng thẻ cho khách (cà thẻ, in hóa đơn máy cà thẻ, chuẩn bị bút viết cho khách ký xác nhận).
• Cảm ơn, gửi lại khách bìa thanh toán, thông báo tiền thừa, nhờ khách ký xác nhận phiếu thanh toán hoặc hóa đơn VAT (Dạ, em cảm ơn anh/chị, đây là hóa đơn đã được thanh toán và tiền thừa, em xin gửi lại ạ).
• Chuẩn bị nhanh bao thư có hóa đơn VAT và phiếu quà tặng, thông tin ưu đãi… (nếu có) để gửi khách.
• Xin cảm nhận của khách về chất lượng món ăn và quá trình phục vụ.
• Tiếp nhận đóng góp của khách và xử lý phù hợp.

Quá trình xử lý việc thanh toán cần được thực hiện cẩn thận để tránh sai sót
(Nguồn ảnh: Reader’s Digest)

Lưu ý đặc biệt trong quy trình thanh toán nhà hàng

• Các thông tin trên hóa đơn bao gồm: tên nhà hàng, ngày giờ xuất hóa đơn, tên nhân viên xuất hóa đơn, tên/số lượng món ăn/thức uống, số tiền tổng cộng, số tiền được giảm…
• Với nhà hàng trực thuộc khách sạn, khi khách in-house (đang lưu trú trong khách sạn) yêu cầu thanh toán, cần kiểm tra hình thức thanh toán mà khách chọn (ký phòng, thẻ tín dụng, tiền mặt…)
• Trước khi trình hóa đơn cho khách, phải kiểm tra lại mọi thông tin về số bàn, số lượng món ăn, số tiền khách phải trả…
• Nếu khách là chủ tiệc và không muốn các thành viên trong bàn biết số tiền phải trả, nhân viên cần khéo léo trình hóa đơn với chủ tiệc.
• Nếu khách tip cho nhân viên, cần kiểm tra lại để chắc chắn không có sự nhầm lẫn nào.
• Không tự ý lấy tiền thừa nếu khách chưa cho phép.
• Nhân viên cần được hướng dẫn cách xử lý những sự cố như khách trả tiền giả, thẻ không thanh toán được, sai thông tin trên phiếu thanh toán…

Nhân viên tuyệt đối không tùy tiện lấy tiền thừa nếu khách không đồng ý
(Nguồn ảnh: Debt.com)

Trên đây là gợi ý là quy trình thanh toán tại nhà hàng mà nhân viên phục vụ bàn nên biết. Để hiểu rõ hơn về các bước khác trong tổng thể quy trình phục vụ nhà hàng, bạn có thể tham khảo tại đây nhé.