Tìm Hiểu Tổ Kiểm Toán Đêm Trong Khách Sạn

Kiểm toán đêm (Night auditor) là bộ phận thuộc khối Tài chính và Kế toán nhưng nghiệp vụ chủ yếu tác nghiệp ở khu vực tiền sảnh. Kiểm toán đêm làm nhiệm vụ chính là kiểm toán kết thúc tất cả hoạt động giao dịch trong khách sạn vào cuối ngày và tạo báo cáo. Với bài viết dưới đây, Quantrinhahang.edu.vn sẽ giới thiệu đến bạn mô tả công việc cụ thể của bộ phận quan trọng này.

Nhiệm vụ chính

  • Rà sát các nhập liệu trên tài khoản khách lưu trú và khách không lưu trú
  • Cân đối sổ sách trong ngày
  • Kiểm tra giá phòng và tình trạng phòng
  • Chạy báo cáo cuối ngày và thực hiện báo cáo gửi đến các cấp liên quan
Ở một số khách sạn, lễ tân hoặc kế toán có thể kiêm vị trí kiểm toán đêm

Mô tả công việc

Kiểm tra tình trạng khách sạn (số phòng, số khách)

Khách rời dự kiến (Departure expected)

Nếu có phòng chưa check-out theo đúng qui định, kiểm tra lại xem khách có gia hạn thời gian lưu trú không. Nếu khách có kéo dài thời gian ở thêm thì sửa đổi ngày khách check-out.

Khách đến dự kiến (Arrival expected)

  • Phần mềm sẽ thông báo số khách chưa được check-in mà đáng lẽ đã nhận phòng trong ngày. Trong trường hợp này, kiểm tra lại khách đã thật sự check-in chưa. Nếu rồi thì là do lễ tân chưa làm check-in trên máy.
  • Nếu khách chưa check-in, xem lại đặt phòng (booking) xem booking đó có đảm bảo hay không (qua điện thoại, không đặt cọc). Nếu booking không đảm bảo thì hủy booking đó.
  • Nếu booking đó đảm bảo thì giữ nguyên tình trạng đó. Trong trường hợp này, nếu thực hiện lệnh Do cut off (cắt ngày), khách sẽ bị đưa vào tình trạng no show (không đến).
  • Nếu có khách no show, lễ tân ca sáng sẽ báo cho bộ phận Đặt phòng để liên lạc lại với khách.

Sleep and skip

  • Sleep là tình trạng khách vẫn đang lưu trú tại khách sạn nhưng lễ tân lại báo khách đã check-out.
  • Skip là tình trạng khách đã check-out nhưng lễ tân chưa thực hiện lệnh check-out cho khách trên phần mềm.
  • Nếu xảy ra hai trường hợp trên, kiểm toán đêm sẽ kiểm tra lại thông tin để đưa về tình trạng thống nhất (Sleep/Skip =0).

Thu thập, điều chỉnh hóa đơn và cập nhập chi phí

  • Nhận hóa đơn nội bộ từ các bộ phận khác
  • Lưu trữ hóa đơn nội bộ, đưa vào ngăn lưu trữ theo thứ tự số phòng
  • Cập nhật, in và lưu trữ chi phí điện thoại khách sử dụng trong ngày
  • Cập nhật hóa đơn, chi tiêu viết tay vào tài khoản nợ của khách trước khi lưu trữ
  • Điều chỉnh sai sót trên hóa đơn
  • Kiểm tra chữ ký của khách trên hóa đơn nội bộ

Kiểm tra giới hạn nợ của khách

  • Khách sạn quy định giới hạn nợ đối với mỗi tài khoản của khách lưu trú. Mục đích của việc này là đảm bảo các chi phí của khách vẫn nằm trong giới hạn nợ khách sạn cho phép (đặc biệt khi khách thanh toán bằng tiền mặt), tránh tình trạng khách rời đi khi chưa thanh toán.
  • Trong trường hợp khoản nợ của khách vượt quá giới hạn, nhân viên kiểm toán đêm sẽ thông báo cho khách và Trưởng khối Tiền sảnh biết để có biện pháp xử lý.

Đóng ngày

Sau khi hoàn thành các bước trên, kiểm toán đêm sẽ thực hiện thao tác đóng ngày hiện tại, chuyển sang ngày mới và lưu dữ liệu vào hệ thống.

Đóng ngày là công việc cơ bản của một kiểm toán đêm

Chuẩn bị hóa đơn cho khách check-in hôm sau

  • Lập danh sách khách dự kiến check-in vào ngày hôm sau
  • Tách hóa đơn các chi phí do công ty hoặc hãng lữ hành thanh toán
  • Xác định chi phí khách tự chi trả
  • Lập và chuyển hóa đơn cho khách trả phòng nhanh

In báo cáo, khóa sổ thông tin trong ngày

  • Lập báo cáo doanh thu trong ngày
  • Lập báo cáo công suất phòng
  • Lập báo cáo chi phí bộ phận Tiếp tân trong ngày
  • Lập báo cáo tình hình khách check-in và check-out trong ngày
  • Lập báo cáo dự kiến khách đến và đi ngày hôm sau
  • Lập báo cáo tình hình sự cố trong khách sạn và phương hướng xử lý
  • Lập báo cáo các sự kiện diễn ra trong ngày hôm sau

Có thể thấy, kiểm toán đêm chỉ là bộ phận nhỏ trong khách sạn và chỉ hoạt động vào buổi đêm nhưng thiếu vắng đi bộ phận này, khách sạn sẽ không thể kiểm soát các hoạt động trong ngày cũng như nguồn doanh thu của khách sạn. Hi vọng với bài viết sau đây, bạn đã có một cái nhìn rõ ràng hơn về vị trí kiểm toán đêm.

Điểm: 5 (4 bình chọn)

Đăng Ký Để Được Tư Vấn Miễn Phí

Tác giả: Tô Bội Huyên

Tô Bội Huyên là chuyên gia về ngành nhà hàng - khách sạn, du lịch, F&B ước mơ được trở thành một quản lý cấp cao của một nhà hàng khách sạn. Hiện đang là một biên tập viên viết bài cho trường Quản Trị Nhà Hàng Khách Sạn Á Âu. Hy vọng những bài viết chia sẻ kiến thức của Tô Bội Huyên sẽ được mọi người đón nhận.