Kiểm Toán Đêm Là Gì Trong Khách Sạn? – Mô Tả Công Việc Chi Tiết

Đúng như tên gọi, kiểm toán đêm (night auditor) là vị trí chủ yếu làm việc ca đêm trong khách sạn và phụ trách công việc liên quan đến chi phí, hóa đơn… Để hiểu hơn về các hạng mục công việc của kiểm toán đêm, chúng ta sẽ cùng tham khảo bài viết dưới đây nhé.

Kiểm toán đêm là gì trong khách sạn?

Kiểm toán đêm (night auditor) là nhân viên làm việc ca đêm tại khu vực quầy lễ tân khách sạn. Theo Wikipedia, kiểm toán đêm thường phụ trách công việc của cả lễ tân và một số phần việc của bộ phận kế toán.

Kiểm toán đêm làm việc tại khu vực lễ tân (Nguồn ảnh: Betterteam)

Cụ thể, night auditor cũng sẽ thực hiện một số chức năng điển hình của bộ phận lễ tân, bao gồm check in, check out cho khách, xử lý than phiền, giải quyết tình huống khẩn cấp vào ca đêm…

Kiểm toán đêm thường làm việc bắt đầu từ mấy giờ?

Theo bài viết “What Does a Night Auditor Do in a Hotel?” từ hoteltechreport, night audior thường làm việc từ 11 giờ đêm đến 7 giờ sáng hôm sau.

Mô tả công việc của kiểm toán đêm

Kiểm tra số lượng khách/phòng

Cập nhật danh sách khách đang lưu trú

• Xóa tên khách đã check out khỏi danh sách khách đang lưu trú
• Cập nhật danh sách khách mới đăng ký lưu trú
• Cập nhật danh sách khách giữ phòng không ngủ qua đêm

…

Kiểm tra tình trạng kinh doanh phòng

Kiểm tra số lượng về:

• Phòng có khách lưu trú
• Phòng bán được nhiều lần trong ngày
• Phòng khách giữ không ở
• Phòng khách đến sớm
• Phòng khách trả muộn
• Phòng có thu thêm nửa hoặc trọn giá
• Phòng đang được sửa chữa

…

Công việc kiểm toán đêm gắn liền với thống kê, làm báo cáo…
(Nguồn ảnh: iStock)

Tổng kết tình trạng phòng

Kiểm tra, thống kê số lượng các loại phòng sau:

• Phòng trống, sẵn sàng đón khách
• Phòng đơn, phòng đôi, phòng ba khách trở lên
• Phòng có khách trả sớm hơn dự kiến
• Phòng dự kiến trả ngày hôm sau

…

Thu thập hóa đơn, cập nhật chi phí

Nhận hóa đơn nội bộ từ bộ phận khác

• Nhận hóa đơn nội bộ từ các bộ khác trước 24 giờ trong ngày
• Đảm bảo chữ ký của khách trên hóa đơn giống chữ ký trên phiếu đăng ký khách sạn

Lưu trữ hóa đơn nội bộ

• Lưu trữ hóa đơn nội bộ vào hồ sơ trong ngăn lưu trữ theo thứ tự số phòng
• Cập nhật chi phí phòng ngủ, phụ thu phòng trả trễ, phòng bán nhiều lần trong ngày…

Cập nhật, in và lưu trữ chi phí điện thoại khách sử dụng trong ngày

Điều chỉnh sai sót hóa đơn, chứng từ

Điều chỉnh sai sót hóa đơn

Thông báo cho bộ phận cung cấp dịch vụ điều chỉnh số tiền đã cập nhật vào máy do không khớp hóa đơn nội bộ.

Do đặc trưng công việc nên tính cách cẩn thận là vô cùng quan trọng
đối với kiểm toán đêm (Nguồn ảnh: iStock)

Kiểm tra chữ ký của khách trên hóa đơn nội bộ

• Đảm bảo chữ ký của khách trên hóa đơn nội bộ giống với chữ ký trên phiếu đăng ký khách sạn
• Trả hóa đơn nội bộ cho bộ phận cung cấp dịch vụ để xin lại chữ ký của khách (nếu không khớp chữ ký)

Kiểm tra tài khoản của khách, đối chiếu hóa đơn đã cập nhật

Kiểm tra chi tiết tài khoản của khách trên máy tính dựa vào tên khách và số phòng trên hóa đơn nội bộ

Đối chiếu chi phí từng dịch vụ trên tài khoản khách với hóa đơn

• Đảm bảo chi phí trên tài khoản khớp với chi phí trên hóa đơn
• Nếu không khớp, cần xác nhận liệu lỗi là do cập nhật chi phí vào máy tính hay do thu ngân tại điểm cung cấp dịch vụ ghi nhầm số tiền trên hóa đơn

Điều chỉnh sai sót

Kiểm tra giới hạn nợ của khách

Các khách sạn có quy định giới hạn nợ đối với tài khoản khách lưu trú. Mục đích của việc kiểm tra là để đảm bảo số tiền khách chi vẫn nằm trong giới hạn nợ cho phép, tránh việc khách rời đi mà chưa thanh toán hoặc khách không có khả năng thanh toán vì khoản nợ quá cao.

Kiểm tra giới hạn nợ bao gồm các bước sau:

Xác định giới hạn nợ

• Truy cập tài khoản khách
• Cân đối tài khoản tại thời điểm xác định giới hạn nợ
• Xác định tổng nợ hiện tại của khách
• Đối chiếu số tiền nợ của khách với giới hạn nợ quy định của khách sạn
• Xác định có cần viết phiếu nhắc nhở cho khách không

Đề nghị khách thanh toán khi vượt quá giới hạn nợ

• Viết phiếu nhắc nhở và chuyển cho khách
• Xác định rõ thời gian thanh toán
• Chuẩn bị hóa đơn và hồ sơ thanh toán

Đóng ngày

Sau khi hoàn thành các bước trên, kiểm toán đêm sẽ thực hiện thao tác đóng ngày hiện tại, chuyển sang ngày mới và lưu cơ sở dữ liệu vào vị trí thích hợp trong hệ thống.

“Đóng ngày” là thuật ngữ quen thuộc khi nhắc đến night auditor
(Nguồn ảnh: HotelMU)

Chuẩn bị hóa đơn cho khách trả phòng ngày hôm sau

Lập danh sách khách dự kiến trả phòng hôm sau

Lập danh sách theo thứ tự số phòng, thời gian dự kiến trả phòng, hình thức thanh toán…

Tách hóa đơn các chi phí do công ty, hãng lữ hành thanh toán

• Tách hóa đơn những chi phí do công ty, hãng lữ thành thanh toán trước khi khách tự thanh toán chi phí cá nhân
• Kiểm tra biên nhận đặt cọc của khách
• Lưu các hóa đơn trên vào hồ sơ riêng

Xác định chi phí cá nhân khách tự thanh toán

• Tách, lưu hóa đơn các chi phí cá nhân do khách tự trả
• Kiểm tra biên nhận đặt cọc của khách
• Xác định số tiền và hình thức tự thanh toán của khách

Lập, in và chuyển hóa đơn cho khách trả phòng nhanh

• Chuẩn bị hóa đơn thanh toán của khách vào ca đêm trước ngày khách sẽ trả phòng
• Chuyển hóa đơn vừa lập đến phòng khách để khách ký xác nhận

Kiểm toán đêm có thể phụ trách các công việc của lễ tân ca đêm
(Nguồn ảnh: iStock)

Ngoài ra, kiểm toán đêm còn phụ trách in các loại báo cáo về công suất phòng ngủ, doanh thu trong ngày, các sự kiện vào hôm sau…

Chúng ta vừa cùng nhau tìm hiểu về vị trí kiểm toán đêm trong khách sạn. Nếu bạn quan tâm đến công việc lễ tân và muốn biết về quy trình check in, check out thì có thể tham khảo tại đây nhé.