Quy Trình Nhận Đặt Bàn Qua Điện Thoại Và Trực Tiếp Tại Nhà Hàng

Quy trình nhận đặt bàn trực tiếp và qua điện thoại là những kiến thức nằm trong tiêu chuẩn phục vụ bàn mà một người làm nghề nên biết. Quy trình này sẽ gồm các bước cụ thể nào và cần lưu ý gì khi thực hiện? Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu trong bài viết sau nhé.

Các hình thức đặt bàn thường gặp tại nhà hàng

Đặt bàn trực tiếp

Khách đến nhà hàng và gặp trực tiếp lễ tân nhà hàng để đặt bàn. Khi đó, lễ tân có nhiệm vụ lấy đầy đủ thông tin từ khách và nên yêu cầu khách đặt cọc khi book cho nhóm từ 6 khách trở lên.

Thông thường, khách sẽ đặt bàn bằng cách đến trực tiếp, gọi điện thoại…
(Nguồn ảnh: Talech)

Đặt bàn gián tiếp

Book bàn qua điện thoại

Khi tiếp nhận đặt bàn qua điện thoại, cần chú tâm lắng nghe và giao tiếp lịch sự với khách hàng.

Book bàn qua mail

Khi khách book bàn qua mail, nhân viên nên gọi điện thoại để xác nhận lại thông tin của khách.

Book bàn qua website, phần mềm

Quy trình sẽ tương tự như khi khách book bàn qua mail, tức cần gọi điện thoại để xác nhận lại yêu cầu của khách. Tuy nhiên, hình thức này không còn quá phổ biến hiện nay.

Quy trình nhận đặt bàn qua điện thoại

Chuẩn bị

Chuẩn bị sổ đặt bàn, bút viết, sơ đồ bàn…

Để quá trình tiếp nhận đặt bàn diễn ra suôn sẻ, cần chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ
(Nguồn ảnh: restaurantbusinessonline)

Xử lý cuộc gọi

• Nhấc điện thoại trong 3 hồi chuông.
• Chào khách theo câu chào tiêu chuẩn của nhà hàng.
• Xin tên của khách để tiện trao đổi.
• Đặt câu hỏi, lắng nghe yêu cầu của khách về ngày, giờ, số lượng khách… và kiểm tra khả năng đáp ứng.
• Xử lý yêu cầu đặc biệt nếu có (mời khách đến tham quan, tư vấn thông tin món ăn…).
• Chốt các thông tin đã trao đổi hoặc hẹn thời gian sẽ phản hồi thông tin.
• Xin tên đại diện đặt bàn, thông tin liên lạc.
• Cảm ơn, tạm biệt khách.
• Gác máy sau khi khách đã gác máy.
• Ghi nhận và xử lý hoặc chuyển tiếp những thông tin liên quan.

Khi tiếp nhận thông tin đặt bàn, phải luôn xác nhận lại để tránh thiếu sót,
nhầm lẫn (Nguồn ảnh: upserve)

Quy trình nhận đặt bàn trực tiếp

Chuẩn bị

Chuẩn bị sổ đặt bàn, bút viết, sơ đồ bàn…

Chào đón khách

• Giao tiếp bằng mắt với khách khi khách ở cách xa khoảng 10m và đang tiến về nhà hàng.
• Chủ động chào khách khi khách đến gần tầm 1 – 2m bằng câu chào tiêu chuẩn của nhà hàng.
• Dẫn khách vào bàn.

Mời khách ngồi vào bàn

Kéo ghế mời khách ngồi theo thứ tự ưu tiên (trẻ em => nữ/nam lớn tuổi => chủ tiệc nữ/chủ tiệc nam; khách mời/đối tác => chủ tiệc; nữ => nam).

Tiếp nhận thông tin đặt bàn

• Chào khách, xưng danh và xin tên khách để tiện trao đổi.
• Đặt câu hỏi gợi ý cho nhu cầu đặt bàn của khách.
• Lắng nghe cẩn thận yêu cầu của khách (ngày, giờ, số lượng khách…)
• Kiểm tra sổ thông tin đặt bàn (đàm phán với khách nếu không có chỗ phù hợp, đề xuất giải pháp thay thế…).
• Xử lý yêu cầu đặc biệt nếu có (hướng dẫn chỗ đậu xe, mời khách tham quan nhà hàng…).
• Thông báo và hoàn tất thủ tục đặt cọc (nếu có).
• Xác nhận thông tin hoặc hẹn thời gian phản hồi thông tin.
• Ghi nhận thông tin, đánh dấu bàn đã được đặt trên sơ đồ bàn (nếu có).
• Cảm ơn khách, dẫn khách ra cửa, chào khách, hẹn gặp lại.

Thái độ niềm nở, nhiệt tình giải đáp là cần thiết khi tiếp nhận đặt bàn từ khách
(Nguồn ảnh: iStock)

Lưu ý trong quy trình nhận đặt bàn

• Luôn lắng nghe đầy đủ thông tin của khách hàng về vị trí, số lượng, hình thức… để truyền đạt lại cho cấp trên.
• Chú trọng những yêu cầu đặc biệt từ khách như đặt lọ hoa trên bàn, màu sắc khăn, khu vực hút thuốc…
• Nếu đó là khách lưu trú tại khách sạn thì xin thêm thông tin số phòng.
• Khi hướng dẫn khách về bàn và ra cửa, nên giữ khoảng cách 1 cánh tay so với khách, bàn tay khép lại khi hướng dẫn.
• Khi mời khách ngồi vào bàn, nên kéo ghế bằng 2 tay.
• Tư thế ngồi thẳng lưng, hướng về khách khi tiếp nhận book bàn trực tiếp.

Khi kết thúc cuộc gọi, chỉ gác máy sau khi khách đã gác máy
(Nguồn ảnh: Unusual Investments)

Sổ tiếp nhận thông tin đặt bàn cần có những gì?

Để đảm bảo ghi nhận đầy đủ thông tin cần thiết từ khách, sổ tiếp nhận đặt bàn cần có:

• Tên nhà hàng
• Ngày đặt bàn
• Ngày nhận đặt bàn
• Họ tên hoặc tên khách đặt bàn
• Địa chỉ, email, số điện thoại của khách hoặc chủ tiệc
• Số phòng (nếu khách đang lưu trú tại khách sạn)
• Số lượng khách
• Nhân viên nhận đặt bàn
• Yêu cầu đặc biệt
• Thông tin đặt cọc
• Người hủy đặt bàn (nếu có)
• Chia buổi của bữa ăn (sáng, trưa và tối).

Chúng ta vừa cùng nhau tìm hiểu quy trình nhận đặt bàn qua điện thoại và trực tiếp tại nhà hàng. Đây đều là những kiến thức có trong khóa học Nghiệp Vụ Quản Lý Nhà Hàng đang được chiêu sinh tại Hướng Nghiệp Á Âu.

Bạn có thể tham khảo thông tin thêm về cách set up bàn tiệc nếu có hứng thú với nghiệp vụ phục vụ bàn, hoặc nếu quan tâm đến khóa học nhà hàng thì có thể tham khảo tại đây.