Quy Trình Tiếp Nhận Yêu Cầu Wake Up Call Dành Cho Lễ Tân

Bạn đã bao giờ nghe đến thuật ngữ wake up call chưa? Wake up call là cuộc gọi báo thức và là dịch vụ quen thuộc trong khách sạn. Khi khách muốn thức dậy vào khung giờ nào đó nhưng lại sợ ngủ quên, họ sẽ nhờ lễ tân khách sạn cài đặt giúp wake up call. Quy trình tiếp nhận và đáp ứng yêu cầu báo thức sẽ bao gồm những bước nào? Cùng tìm hiểu nhé.

Lễ tân cần làm gì khi khách yêu cầu wake up call?

Sau đây là các bước cơ bản trong quy trình tiếp nhận và đáp ứng yêu cầu cuộc gọi báo thức của khách lưu trú:

Bước 1: Chào khách và gợi ý hỗ trợ khách

Bước 2: Tiếp nhận yêu cầu wake up call

• Hỏi, lưu lại thông tin tên khách và số phòng.
• Hỏi, lưu lại thông tin về thời gian khách yêu cầu báo thức (chú ý sáng và chiều).

Lễ tân cần hỏi chính xác giờ sáng hay chiều để tránh báo thức nhầm buổi
(Nguồn ảnh: InterContinental Hanoi)

• Xác nhận lại yêu cầu của khách.
• Hỏi khách về một số yêu cầu khác (ăn sáng tại phòng, gọi xe…).
• Hứa sẽ báo thức cho khách đúng giờ.
• Chào và gửi lời chúc đến khách.

Bước 3: Cài đặt wake up call

• Lễ tân cài đặt hệ thống báo thức tự động trên điện thoại và điện thoại ở phòng khách sẽ đổ chuông theo giờ đã được cài đặt.
• Tiếp theo, lễ tân in báo cáo đã thực hiện việc cài đặt để nhân viên ca sau kiểm tra và đảm bảo thực hiện chính xác.

Quy trình đáp ứng wake up call cần có sự phối hợp giữa lễ tân các ca
(Nguồn ảnh: Saigon Morin Hotel)

Bước 4: Lưu thông tin

• Ghi yêu cầu wake up call vào sổ giao ca để nhân viên ca sau tiếp tục công việc báo thức cho khách.

Lễ tân cần lưu ý gì khi tiếp nhận wake up call?

• Luôn nhắc lại ngày và giờ báo thức cho khách để đảm bảo với khách rằng bạn đã nắm chính xác, đầy đủ thông tin.
• Khẳng định số phòng, tên khách trong hệ thống PMS để cuộc gọi wake up call được ghi lại chính xác.
• Không gác máy điện thoại trước khách.
• Nên gọi khách bằng tên riêng khi trò chuyện.

Nên trò chuyện với khách bằng tên riêng (Nguồn ảnh: The Nalod Da Nang)

Nhìn chung, tiếp nhận wake up call từ khách lưu trú không phải là quy trình quá phức tạp, nhưng vẫn cần đảm bảo thứ tự và tiêu chí đánh giá từng bước, cũng như những lưu ý kèm theo.

Nếu bạn đang đặt mục tiêu “chuẩn hóa” kỹ năng và biết thêm các quy trình làm việc tại khách sạn với vai trò là lễ tân, thì có thể tham khảo khóa lễ tân khách sạn bên dưới nhé.

Học nghiệp vụ lễ tân khách sạn tại Hướng Nghiệp Á Âu  

Hướng Nghiệp Á Âu hiện đang chiêu sinh khóa Nghiệp Vụ Lễ Tân Chuyên Nghiệp (có lớp buổi tối) với thời lượng 22 buổi.

Khóa lễ tân khách sạn Hướng Nghiệp Á Âu đào tạo nghiệp vụ
của các bộ phận thuộc front office

Trong khóa học này, bạn sẽ được đào tạo các nghiệp vụ, quy trình như sau:

• Quy trình đặt/điều chỉnh/hủy đặt phòng trên phần mềm quản lý khách sạn.
• Quy trình check-in, check-out cho khách vãng lai, khách VIP, khách đoàn, khách lẻ…
• Quy trình hướng dẫn khách về phòng.
• Quy trình tiếp nhận yêu cầu wake up call, thông tin du lịch, đặt chỗ trên chuyến bay…
• Quy trình đáp ứng yêu cầu ký gửi tài sản.
• Quy trình kiểm soát chi phí và thông tin tình trạng phòng.
• Quy trình giải quyết than phiền của khách.
• …

Kết thúc khóa học, bạn sẽ được cấp chứng chỉ Nghiệp Vụ Lễ Tân Chuyên Nghiệp (tên tiếng Anh: Professional Receptionist Skills) từ Hướng Nghiệp Á Âu.

Để tham khảo thêm thông tin về khóa học, bạn có thể xem tại đây nhé.