Mẫu Mail Đặt Phòng Khách Sạn Bằng Tiếng Anh

Tiếng Anh được sử dụng hầu hết trong mọi quy trình làm việc việc của người lễ tân. Đặc biệt là quy trình gửi mail xác nhận đặt phòng cho khách hàng quốc tế, đòi hỏi phải cẩn thận và chuyên nghiệp trong từng thông tin. Bạn đã biết cách viết mail đặt phòng cho khách bằng tiếng Anh đúng chuẩn là như thế nào chưa? Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ những kinh nghiệm hữu ích khi soạn mẫu mail xác nhận đặt phòng khách sạn đến bạn đấy!

Viết mail đặt phòng khách sạn bằng tiếng Anh cần thông tin gì?

Mẫu mail đặt phòng bằng tiếng Anh được khách sạn quy định rõ ràng về thông tin cần thiết nhằm giúp quy trình đặt phòng của lễ tân trở nên dễ dàng hơn. Đồng thời, những thông tin trong mail đặt phòng này còn là cơ sở thỏa thuận và thanh toán giữa khách hàng và khách sạn trở nên minh bạch.

Lễ tân khi viết mail đặt phòng khách sạn cần đủ những hạng mục thông tin cho khách hàng

Thông tin trong mail đặt phòng khách sạn bằng tiếng Anh cần đảm bảo như sau:

  • Thông tin của khách hàng (Information Detail): họ tên (nên chừa khoảng trống đủ để điền thông tin cho nhiều người), số điện thoại, thời gian khách đến – đi, số lượng phòng, các dịch vụ kèm theo (đưa/đón sân bay).
  • Loại phòng khách đặt (Room type): tên các loại phòng có trong khách sạn, phòng có hút thuốc hay không, phòng có đảm bảo hay không, phòng có ăn sáng hay không và cả loại giường mà khách sạn có?
  • Phương thức thanh toán (Payment detail): các loại hình thức thanh toán mà khách sạn của bạn chấp nhận.
  • Thông tin liên hệ: phần thông tin của người cần liên hệ để xác nhận đặt phòng: họ tên, email, số điện thoại. Đây là phần phải có trong mẫu đơn vì đôi khi sẽ do công ty hoặc một người khác đặt phòng thay cho khách.
  • Câu cám ơn: một lời cám ơn khách ngắn gọn và lời hứa sẽ hồi đáp sớm cho khách.
Thông tin trong mail đặt phòng là cơ sở để thỏa thuận và thanh toán

Sau khi gửi mail đặt phòng cho khách hàng và họ điền đầy đủ những thông tin cần thiết trên. Lễ tân tiến hành gửi mail xác nhận đặt phòng nhằm chốt sales, cập nhật hệ thống và gửi lời cảm ơn đến khách hàng.

Viết mail xác nhận đặt phòng bằng tiếng Anh cần nội dung gì?

Lời cảm ơn (Thank you message): Mẫu thư nên bắt đầu bằng một lời cảm ơn ngắn gọn tới khách hàng đã và đang sử dụng dịch vụ của khách sạn, bao gồm: tên cá nhân khách hàng và nhắc lại tên khách sạn như một cách nhấn mạnh thương hiệu khách sạn.

Thông tin đặt phòng (Booking infomation): Nội dung cần đưa ra thông tin đầy đủ và chi tiết về loại dịch vụ mà khách hàng đã đặt, bao gồm: loại phòng, giá phòng, thời gian nhận phòng, thời gian lưu trú, các dịch vụ đi kèm… Đây là nội dung quan trọng nhất trong thư xác nhận bởi nó là bằng chứng trong việc đặt và cung cấp dịch vụ giữa khách hàng và khách sạn.

Lời chào kết: Nội dung này thể hiện sự chuyên nghiệp, phép lịch sự cũng như thái độ trân trọng của phía khách sạn dành cho khách hàng. Một lời cảm ơn chân thành cùng lời hi vọng được phục vụ sẽ tạo thiện cảm tốt đẹp cho khách hàng vì đã lựa chọn dịch vụ khách sạn.

Mail xác nhận đặt phòng bằng tiếng Anh cần đầy đủ nội dung để tạo sự chuyên nghiệp

Mẫu mail xác nhận đặt phòng khách sạn bằng tiếng Anh

Dear Mr. Anthony,

Thank you for using our hotel service – Holiday Beach Hotel.

We have pleasure in confirming that we have booked a single room for you from 5 July 2017 for three nights. The room has a view over the park. A deposit is not required.

We look forward to your visit.

Yours sincerely.

(Xin chào ông Anthony

Cảm ơn ông đã sử dụng dịch vụ của khách sạn chúng tôi – khách sạn Holiday Beach.

Chúng tôi rất hân hạnh xác nhận rằng chúng tôi đã đặt 1 phòng đơn cho ông từ ngày 5 tháng 7 năm 2017 cho 3 đêm. Phòng có thể nhìn ra ban công ngắm cảnh. Không cần đặt tiền cọc.

Chúng tôi mong đợi chuyến thăm của ông.

Trân trọng.)

Trên đây là bài viết từ Quản Trị Nhà Hàng Khách Sạn Á Âu cung cấp kiến thức về cách viết mail xác nhận đặt phòng khách sạn phòng sạn bằng tiếng Anh cho lễ tân. Hy vọng bài viết đã giúp ích cho công việc của bạn hiện tại và tương lai.

Bạn muốn cải thiện tiếng Anh nhanh chóng để phục vụ công việc, chỉ cần điền form bên dưới chúng tôi sẽ tư vấn chi tiết khóa học tiếng Anh chuyên ngành Nhà Hàng Khách Sạn chỉ 2 – 3 tháng 

Điểm: 5 (3 bình chọn)

Đăng Ký Để Được Tư Vấn Miễn Phí

Tác giả: Tô Bội Huyên

Tô Bội Huyên là một người đam mê về ngành ăn uống và quản trị nhà hàng khách sạn, ước mơ được trở thành một quản lý cấp cao của một nhà hàng khách sạn. Hiện đang là một biên tập viên viết bài cho trường Quản Trị Nhà Hàng Khách Sạn Á Âu. Hy vọng những bài viết chia sẻ kiến thức của Tô Bội Huyên sẽ được mọi người đón nhận.