Lễ Tân Là Làm Gì? Công Việc Của Lễ Tân Khách Sạn

Lễ tân là làm gì? Công việc của lễ tân khách sạn là gì? Đây sẽ là những thắc mắc đầu tiên cần được giải đáp nếu bạn muốn thử sức với vị trí lễ tân trong khách sạn. Bài viết sau từ Quản Trị Nhà Hàng Khách Sạn Á Âu (QTNHKSAAu) sẽ mô tả công việc lễ tân khách sạn để bạn dễ hình dung một ngày làm việc của lễ tân là như thế nào.

Lễ tân là làm gì?

Lễ tân là gì?

Lễ tân (tiếng Anh là receptionist) là nhân viên phụ trách đón tiếp khách tại khu vực tiền sảnh của khách sạn, resort… Ngoài ra, lễ tân còn được biết đến với những cái tên như front desk clerk, front office clerk… Đây là những từ được các mẩu tin tuyển dụng tiếng Anh sử dụng rộng rãi.


Lễ tân khách sạn là người tạo ấn tượng đầu tiên trong mắt khách

Lễ tân là người đại diện hình ảnh của khách sạn, do họ là người đầu tiên và cũng là người cuối cùng tiếp xúc với khách hàng. Đó là chưa kể trong quá trình lưu trú, nếu có vấn đề gì, khách sẽ tìm đến lễ tân trước tiên. Vì thế, mọi cử chỉ, thái độ của lễ tân đều ảnh hưởng sâu sắc đến trải nghiệm của khách hàng.

Công việc của lễ tân khách sạn là gì?

Theo bạn, công việc của lễ tân khách sạn là gì? Công việc thường ngày của lễ tân xoay quanh các nhiệm vụ như đón tiếp khách, làm thủ tục check-in, check-out, tư vấn dịch vụ, giải đáp thắc mắc cho khách, chuyển giao thông tin cho các bộ phận liên quan… Bạn có thể xem bài viết: Ba Nghiệp Vụ Cơ Bản Dành Cho Lễ Tân Khách Sạn 5 Sao để xem chi tiết hơn về nghiệp vụ của lễ tân khách sạn.

Bên cạnh đó, lễ tân còn là bộ phận tham mưu cho ban giám đốc khách sạn, cung cấp thông tin về nguồn khách, nhu cầu của khách để lãnh đạo khách sạn kịp thời định ra kế hoạch và chiến lược kinh doanh.

Mô tả công việc lễ tân khách sạn

Quy trình làm việc của lễ tân khách sạn chia thành quy trình chuẩn bị đón khách, quy trình làm thủ tục nhận phòng cho khách (check in), quy trình hướng dẫn khách về phòng, quy trình tiếp nhận và đáp ứng yêu cầu của khách, quy trình kiểm soát chi phí và tình trạng phòng và quy trình thực hiện sau khi làm thủ tục thanh toán và trả phòng (check out).

Lễ tân chuyên nghiệp sẽ làm việc theo quy trình chuẩn

Lễ tân có tính chất làm theo ca, chia thành ca sáng, chiều và tối. Mỗi ca làm việc của lễ tân khách sạn có đặc thù riêng biệt và nhiệm vụ khác nhau đôi chút. Dưới đây là mô tả công việc lễ tân khách sạn (tham khảo). Lưu ý mỗi khách sạn sẽ có sự thay đổi.

Lễ tân ca sáng (6h – 14h)

  • Họp với quản lý ca đêm, bàn giao công việc
  • Đọc thông tin từ log book, nắm nhiệm vụ hằng ngày, công việc tồn đọng từ ca trước bàn giao
  • Nhắc nhở ca đêm in báo cáo và nộp
  • Kiểm tra nhạc nền và ánh sáng sảnh
  • Đảm bảo khu vực làm việc đầy đủ thiết bị
  • Chuyển nhiệm vụ trong ngày tới những bộ phận liên quan
  • Kiểm tra thông tin tiền phòng của đoàn, khách lẻ khớp với thời gian khách lưu trú và đảm bảo hóa đơn chính xác
  • Kiểm tra thời gian đến của khách, hồ sơ check-in đầy đủ, lưu ý yêu cầu đặc biệt (sinh nhật, trăng mật…)
  • Liên hệ Housekeeping để chuẩn bị cho phòng VIP, phòng early check-in, khách đoàn…
  • Thực hiện check-in, check-out, đảm bảo registration card, booking được in đầy đủ; phòng check out phải đính kèm hóa đơn GTGT nếu có để nộp lại cho kế toán vào cuối ca
  • Gọi điện vào phòng sắp check-out nếu không có yêu cầu late check-out
  • Phối hơp với Housekeeping để kiểm tra phòng sắp check-out mà không có phản hồi
  • Ghi vào logbook việc còn tồn động để bàn giao ca sau
  • Báo cáo hàng ngày, báo cáo thu ngân, đóng ca, nộp khoản tiền thu trong ca cho kế toán

Lễ tân ca chiều (14h – 22h)

  • Họp bộ phận, tiếp nhận thông tin bàn giao từ ca trước
  • Theo dõi phòng chưa sẵn sàng với Housekeeping
  • Chuẩn bị welcome drink cho khách
  • Đảm bảo khu vực làm việc đầy đủ văn phòng phẩm, trang thiết bị
  • Chắc chắn các phòng đều được kiểm tra và sẵn sàng trước thời gian đến 1 tiếng
  • Kiểm tra phòng check-out muộn và post tiền phí trả phòng muộn
  • Giao nhận tiền với kế toán, nhận khoản tiền kế toán nợ từ giao dịch các ngày hôm trước (ví dụ tiền thu đổi ngoại tệ, tiền thừa khi nộp vào cuối ca trực do không có tiền lẻ)
  • Gửi order cho nhà hàng (nếu có order thức ăn sáng mang đi)
  • Thông báo lễ tân ca đêm nếu có yêu cầu cuộc gọi báo thức nào
  • Post dịch vụ giặt là, hóa đơn ăn uống và các giao dịch khác nếu được yêu cầu
  • Kiểm tra thông tin đoàn check-out ngày mai
  • Đảm bảo nhà hàng được thông báo thời gian ăn sáng của đoàn, thời gian hỗ trợ hành lý với bellman
  • Cập nhật thông tin vào logbook cho ca sau theo dõi.
  • In báo cáo hằng ngày, báo cáo thu ngân kiểm tra giao dịch trong ca

Lễ tân ca đêm (22h – 6h)

  • Đọc bàn giao công việc từ ca trước trong logbook
  • Nhận, kiểm tra hóa đơn đi kèm từ các outlet
  • Chạy night audit khi tất cả khách có booking đã check-in
  • Kiểm tra hồ sơ khách check-in hôm nay
  • Nộp phiếu đã đăng kí vào danh sách khách in house
  • Kiểm tra yêu cầu báo thức và phối hợp với tổng đài
  • Chuẩn bị các file rời đi cho ca sáng theo số phòng
  • In sẵn các folio
  • Đảm bảo hóa đơn khách sắp check out chính xác
  • Phối hợp với bellman về yêu cầu taxi
  • Kiểm tra cân đối tài chính, đóng cashier, nộp tiền cho thu ngân
  • Bàn giao cho ca sáng

Trên đây là những thông tin về lễ tân là làm gì, mô tả công việc lễ tân khách sạn, quy trình làm việc của lễ tân khách sạn… Để đảm nhận các công việc trên một cách thuần thục, bạn phải có nghiệp vụ chuyên môn. Vì thế, việc tham gia khóa học nghiệp vụ lễ tân chuyên nghiệp trước khi bắt đầu là điều cần thiết để không bỡ ngỡ.

Xem Thêm:

Học Gì Trong Khóa Lễ Tân Ngắn Hạn 2 Tháng Cho Người Bắt Đầu?
Nghiệp Vụ Lễ Tân Là Gì – Học Nghiệp Vụ Lễ Tân Ngắn Hạn Ở Đâu?

Điểm: 5 (5 bình chọn)

Đăng Ký Để Được Tư Vấn Miễn Phí

Tác giả: Tô Bội Huyên

Tô Bội Huyên là một người đam mê về ngành ăn uống và quản trị nhà hàng khách sạn, ước mơ được trở thành một quản lý cấp cao của một nhà hàng khách sạn. Hiện đang là một biên tập viên viết bài cho trường Quản Trị Nhà Hàng Khách Sạn Á Âu. Hy vọng những bài viết chia sẻ kiến thức của Tô Bội Huyên sẽ được mọi người đón nhận.