Tìm Hiểu Về Bộ Phận Tổng Đài Trong Khách Sạn

05/06/2017
Tìm Hiểu Về Bộ Phận Tổng Đài Trong Khách Sạn

Khối Tiền sảnh luôn đóng vai trò như “trái tim” của khách sạn. Mỗi bộ phận nhỏ trong khối đảm nhiệm một vai trò riêng biệt và không thể thiếu trong quá trình vận hành khách sạn. Bộ phận tổng đài là một trong số đó. Bất kỳ cuộc gọi đến và cuộc gọi đi trong khách sạn đều do nhân viên Tổng đài tiếp nhận và xử lý. Bạn đang mong muốn làm việc tại bộ phận Tổng đài khách sạn? Hãy cùng Quantrinhahang.edu.vn tìm hiểu kĩ hơn về bộ phận này nhé!

Nhiệm vụ chính của bộ phận Tổng đài khách sạn

  • Tiếp nhận các cuộc gọi điện thoại từ bên ngoài vào khách sạn
  • Chuyển tiếp các cuộc gọi đến đúng bộ phận, nhân sự hay khách đang ở khách sạn người gọi muốn gặp
  • Ghi nhận, xử lý và chuyển tiếp các lời nhắn từ bên ngoài gửi đến khi khách hàng đi vắng
  • Nhận và xử lý các đề nghị báo thức của khách
  • Giúp xử lý và chuyển tiếp các cuộc gọi của khách hay của nhân viên khách sạn ra bên ngoài
  • Quản lý và ghi hoá đơn cho các cuộc gọi trả phí

Yêu cầu khi làm việc tại bộ phận Tổng đài

Kỹ năng kiểm soát giọng nói

Bản chất công việc của nhân viên Tổng đài là giao tiếp với khách hàng bằng giọng nói. Chính vì vậy, yêu cầu chung của nhân viên Tổng đài phải có chất giọng truyền cảm, diễn đạt rõ ràng và dễ hiểu. Ngoài ra, họ phải luyện thêm giọng điệu, ngữ điệu, âm lượng đến điểm nhấn sao cho thể hiện sự nhiệt tình và chọn từ ngữ phù hợp theo vùng miền.

Đa số nhân viên tổng đài đều phải học cách “cười qua điện thoại”. Tuy là giao tiếp qua điện thoại nhưng khi cười, giọng nói sẽ truyền đến cảm xúc vui tươi để người nghe cảm nhận được sự thân thiện, thiện chí hỗ trợ khách hàng.

giao tiep qua dien thoai voi khach hang
Nụ cười trong khi giao tiếp qua điện thoại tạo sự thân thiện với khách hàng

Kỹ năng giải quyết vấn đề nhạy bén

Không ít người cho rằng bộ phận Tổng đài chỉ ngồi một chỗ trực điện thoại và ghi nhận cuộc gọi của khách hàng nên đây là một nghề khá dễ chịu. Thực tế không phải vậy. Cứ 4-5 phút, mỗi nhân viên Tổng đài phải tiếp nhận một cuộc gọi mới và trong suốt 8 tiếng liên tục như vậy. Cái khó nhất đối với họ là làm thế nào để hiểu được được lời nhắn của khách hàng trong khi không đối mặt với họ. Ngoài kiến thức chuyên môn và sự thấu hiểu quy trình hoạt động của tất cả bộ phận khách sạn, bộ phận tổng đài còn phải tư duy nhạy bén để hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng.

Kỹ năng giải quyết vấn đề nhạy bén là yêu cầu bắt buộc khi trở thành nhân viên Tổng đài khách sạn

Bất cứ ngành nghề nào cũng đòi hỏi kiến thức chuyên môn, nhân viên Tổng đài khách sạn cũng không ngoại lệ. Công việc tưởng chừng như đơn giản nhưng lại mang những yêu cầu, quy tắc trong công tác nghiệp vụ khắt khe.

Bạn đang mong muốn làm việc trong bộ phận Tổng đài của khách sạn? Bạn đã trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn về công việc này chưa? Tham gia khoá học đào tạo kỹ năng nghiệp vụ ngay bây giờ chính là hành trang tốt nhất cho bạn.

Khoá học Quản Trị Tiền Sảnh tại Hướng Nghiệp Á Âu dành cho những học viên đang ấp ủ ước mơ làm việc tại khối Tiền sảnh của khách sạn và đặc biệt là bộ phận Tổng đài, ra đời với những ưu điểm sau:

  • Cung cấp các kiến thức nghiệp vụ chuyên sâu về các bộ phận khối Tiền sảnh, đặc biệt là bộ phận Tổng đài khách sạn như: quy trình nhận và xử lý các cuộc gọi từ bên ngoài khách sạn, quy trình đặt cuộc gọi ở chế độ chờ, quy trình ghi nhận và chuyển tin nhắn, quy trình tiếp nhận và đáp ứng yêu cầu báo thức cho khách…
  • Phù hợp cho học viên muốn nhanh chóng bước chân vào làm việc tại bộ phận Tổng đài chỉ với 3,5 tháng
  • Học viên được giảng dạy trực tiếp từ các chuyên gia hàng đầu của các khách sạn lớn như Renaissance Riverside Hotel Saigon, New World Hotel, Novotel Hotel…

Mọi thông tin chi tiết về khoá học, vui lòng điền vào form dưới đây để được tư vấn miễn phí nhé!

Điểm: 5 (1 bình chọn)

Đăng Ký Để Được Tư Vấn Miễn Phí

Tác giả: Tô Bội Huyên

Tô Bội Huyên ước mơ trở thành một quản lý tại khách sạn 5 sao. Hiện Tô Bội Huyên là biên tập viên của trang Quản Trị Nhà Hàng Khách Sạn Á Âu. Hy vọng những bài viết chia sẻ kiến thức của Tô Bội Huyên sẽ được mọi người đón nhận.

Để lại số điện thoại của quý khách
Chúng tôi sẽ gọi lại để tư vấn cụ thể

Nhân viên sẽ liên hệ lại cho bạn sớm nhất !

Cám ơn bạn.
Chúng tôi sẽ gọi lại cho bạn sau

logo-zalo-vector

Nhắn Tin Zalo

Gọi Ngay: 1800 6148

Chat