Overhead Cost Là Gì? Cách Quản Lý Overhead Cost Hiệu Quả

Overhead cost (chi phí overhead) là một trong những nhân tố tác động đến lợi nhuận của nhà hàng, khách sạn. Bạn đã biết cách quản lý overhead cost chưa? Nếu chưa, hãy cùng tham khảo một số phương pháp sau đây nhé.

Overhead cost là gì?

Chi phí overhead là gì?

Chí phí overhead ( còn gọi là chi phí hoạt động chung/ chi phí chìm/ chi phí gián tiếp) là những khoản phí phục vụ cho hoạt động vận hành thường ngày của doanh nghiệp và không liên quan trực tiếp đến việc tạo ra sản phẩm, dịch vụ.

Các loại overhead cost trong nhà hàng, khách sạn

• Chi phí thuê mặt bằng (nếu có)
• Tiền điện, nước, Wi-Fi
• Tiền lương cho nhân viên hành chính
• Chi phí văn phòng phẩm
• Chi phí marketing, quảng cáo
• Chi phí sửa chữa và bảo trì máy móc, thiết bị
• Chi phí bưu chính
• Chi phí bảo hiểm
• Lệ phí cấp phép, nộp hồ sơ pháp lý, thuế…

Cách tính tỷ lệ phần trăm overhead cost so với tổng chi phí của nhà hàng, khách sạn

Khi cộng tất cả chi phí gián tiếp lại với nhau, ta sẽ ra tổng chi phí overhead cần cho hoạt động của nhà hàng, khách san. Chúng ta có thể tính tỷ lệ phần trăm chi phí overhead/tổng chi phí của nhà hàng, khách sạn theo công thức sau sau:

1. Lấy tổng chi phí overhead chia cho tổng chi phí trực tiếp.

2. Nhân kết quả trên với 100%

Nếu kết quả ra 10% tức là khách sạn, nhà hàng đã bỏ ra 10% tổng chi phí cho các khoản như điện, nước, mặt bằng… cho mỗi sản phẩm, dịch vụ bán ra. Nếu overhead cost ở mức thấp, sản phẩm bán ra sẽ có giá cạnh tranh hơn, lợi nhuận thu về càng lớn và ngược lại.

Cách quản lý overhead cost

Sau khi hiểu chi phí overhead cost là gì, chúng ta sẽ tìm hiểu một vài cách quản lý overhead cost từ ông Phùng Trọng Hải, Giám đốc bộ phận Phân tích và Hoạch định tài chính (Associate Director, Head of FP&A) tại công ty Zuellig Pharma Việt Nam.

Tìm giải pháp thay thế

Khách sạn nên đơn giản hóa và tối ưu hoạt động các quy trình nghiệp vụ nhằm đảm bảo các chốt kiểm soát chặt chẽ, đồng thời tăng tính hiệu quả kinh tế trong hoạt động. Bên cạnh đó, cần xem xét cơ hội ứng dụng tự động hóa trong các quy trình nghiệp vụ của các bộ phận hỗ trợ nhằm giảm thiểu chi phí và tránh sai sót.

Cân nhắc thuê hay mua

Nhà hàng, khách sạn đang cần nhân sự ở những bộ phận cụ thể thì nên cân nhắc giữa việc nên lập một phòng ban riêng hay sử dụng dịch vụ thuê nhân lực bên ngoài (outsourcing).

Thuê trọn gói hay thuê phát sinh

Cái nào sẽ hạn chế các chi phí tốt hơn thì doanh nghiệp lựa chọn.

So sánh giá giữa các nhà cung cấp

Tham khảo giá từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, so sánh giá của các nhà cung cấp, nhà cung cấp nào có giá rẻ nhưng chất lượng tốt thì lựa chọn. Nhưng nếu có trường hợp nhà cung cấp đó có giá hơi cao nhưng chất lượng tốt hơn hẳn so với các nhà cung cấp còn lại thì đó cũng có thể là lựa chọn hàng đầu.

Cắt giảm hoàn toàn một chi phí chung nào đó

Áp dụng phương pháp này trong thời gian nhất định cho tới khi tình hình tài chính doanh nghiệp nhà hàng, khách sạn ổn định trở lại.

Overhead cost bao nhiêu là đủ?

Rất khó để tìm ra một công thức chung để xác định chi phí hoạt động hoặc mức dự trù nếu overhead cost tăng. Tuy nhiên, doanh nghiệp có quy mô càng nhỏ thì việc theo dõi chi phí hoạt động càng thuận lợi hơn những doanh nghiệp có quy mô lớn.

Theo ông Hải, có hai cách để quản trị overhead cost:

Xây dựng hệ thống hệ thống dự báo ngân sách (Budgeting)

“Với hệ thống Budgeting, doanh nghiệp có thể theo dõi và tính toán thận trọng chi phí đầu tư và dự báo những khoản phát sinh hoặc biến động của những khoản tiền bất thường khi đem so sánh với ngân sách định kỳ hàng tháng. Ví dụ như ở nhiều công ty, họ theo dõi sự tăng trưởng của lợi nhuận gộp (bằng doanh thu trừ đi chi phí trực tiếp) so với sự tăng trưởng của chi phí hoạt động theo thời gian. Nếu overhead cost tăng lên quá nhiều so với lợi nhuận gộp thì đó là dấu hiệu cảnh báo cần sự can thiệp và điều chỉnh về tài chính”, ông Hải giải thích.

Xây dựng hệ thống ABC (Activity-Based Costing)

ABC là hệ thống phù hợp với các doanh nghiệp lớn, dùng để theo dõi các khoản chi phí theo mỗi hoạt động của công ty. Việc phân tích chi phí cho từng hoạt động riêng biệt sẽ giúp doanh nghiệp tổng kết và đưa ra từng báo cáo lãi – lỗ riêng. Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể thấy được trong từng loại sản phẩm hay đối tượng khách hàng có những lãi – lỗ như thế nào, phát sinh chi phí từ đâu và khoản đầu tư nào chưa tối ưu. Tuy nhiên, ông Hải cảnh báo hệ thống ABC rằng tuy mang lại hiệu quả cao trong cách quản lý overhead cost nhưng không hề dễ triển khai. Ngoài ra, trong lĩnh vực nhà hàng, bạn có thể tham khảo thêm mở nhà hàng cần bao nhiêu vốn để có được một giải pháp tốt nhất.