Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Của Người Thành Công

Bạn chưa biết cách quản lý thời gian hiệu quả và khoa học, khiến hay bị trễ deadline? Bạn tò mò thời gian biểu của người thành công là như thế nào? Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng sơ đồ quản lý thời gian để kiểm soát chặt chẽ hơn công việc và cuộc sống của mình.

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu là cách quản lý thời gian hiệu quả nhất. Khi có mục tiêu rõ ràng, bạn biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó, biết cách lên kế hoạch sử dụng thời gian một cách khoa học và hợp lý hơn.

Lên danh sách những việc cần phải làm

Liệt kê danh sách những công việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng (đặc biệt là lập thời gian biểu cá nhân trong tuần), giúp bạn dễ dàng quản lý được quỹ thời gian quý giá của mình. Bạn sẽ biết mình cần phải làm gì vào giờ nào, ngày nào, cần hoàn thành khi nào…Dùng sơ đồ mindmap để hình dung toàn bộ khối lượng công việc cần làm

“Sắp xếp công việc” theo thứ tự ưu tiên

Một trong những cách sắp xếp thời gian hợp lý và thông minh nhất đó là biết ưu tiên. Sau khi liệt kê những công việc cần làm, hãy dành thời gian kiểm tra lại xem việc nào quan trọng cần làm trước, việc nào sau. Những công việc quan trọng bạn hãy đánh dấu lại và làm ngay để đảm bảo được hoàn thành đúng thời gian, sau đó tiếp tục làm những việc còn lại.

Tính kỷ luật và thói quen

Hãy đặt ra cho bản thân những quy tắc riêng và làm theo những quy tắc đó và những thông báo hay hình phạt để nhắc nhở mình. Khi mọi thứ đi vào trật tự, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn, kết thúc tình trạng ngày nào cũng vội vàng chạy đua với thời gian nhưng mọi thứ lại không như ý.

Tập trung

Tập trung là cách để bạn không lãng phí thời gian. Khi làm việc gì đó, hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc. Điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Loại bỏ thói quen xấu

Bạn nên lập danh sách các thói quen xấu để loại bỏ khỏi cuộc sống của mình, bởi chúng sẽ phá hủy mục tiêu và làm trì trệ kế hoạch của bạn. Ví dụ trước khi mở máy tính, hãy viết ra những việc cần làm trên máy để tránh lướt Facebook quá nhiều hoặc website vô bổ.

Sơ đồ quản lý thời gian

Ma trận Eisenhower giúp xác định điều gì quan trọng nhất cần phải làm trước tiên và tối ưu hóa thời gian rất hiệu quả.

sơ đồ quản lý thời gian

(Nguồn ảnh: Internet)

P1 – Quan trọng và khẩn cấp

Bao gồm các loại sau:

Không đoán trước được thời điểm xảy ra: Chăm sóc người thân bị ốm, cuộc họp khẩn, email công việc có liên quan dự án quan trọng, xung đột với khách hàng…
Đoán trước được thời điểm xảy ra: Ngày cưới, sinh nhật bố mẹ, lễ kỷ niệm của công ty…
Các công việc tồn đọng do lười và thói quen chây ì: Lịch ôn thi, gửi báo cáo, soạn nội dung thuyết trình….

Loại 1 và 2 yêu cầu làm ngay lập tức, riêng loại 3 có thể giảm thiểu áp lực bằng cách chuyển chúng vào mục P 2.

P2 – Quan trọng nhưng không khẩn cấp

P2 không yêu cầu làm ngay nhưng phải làm hết tất cả vì chúng quan trọng, chẳng hạn rèn thói quen đọc sách, học ngoại ngữ, học kỹ năng mới liên quan đến công việc…

Nếu đang làm việc P2 có phát sinh việc P1 thì ưu tiên hoàn thành P1 trước, sau đó sẽ giải quyết nốt P2 (không để sang ngày hôm sau).

P3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấp

Đặc trưng mục này là chúng không có gì ý nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn nhưng chúng khẩn cấp, chẳng hạn ai đó nhờ bạn đi mua đồ khi đang học, cuộc gọi từ người thân lâu ngày không gặp…

Cách tốt nhất là giải quyết càng nhanh càng tốt, có thể nhờ người khác làm, đồng thời học cách từ chối, kết thúc cuộc gọi/tin nhắn lịch sự để dành thời gian cho các việc quan trọng.

P4 – Không quan trọng và cũng không khẩn cấp

Dành thời gian cho mục này ở mức tối thiểu nhất vì chúng thực sự không mang đến lợi ích gì đáng kể cả, chẳng hạn lướt Facebook, đọc tin tức giật gân, buôn chuyện…

Thời gian học hiệu quả nhất trong ngày

Thời gian học hiệu quả nhất trong ngày được chia thành 4 khung như sau:

4h30 – 6h : Học lý thuyết

Theo nghiên cứu của nhiều chuyên gia, đây là khung giờ lý tưởng nhất để học thuộc lòng. Bởi đây là lúc đầu óc thư thái sau giấc ngủ dài, cộng với không gian yên tĩnh, không khí trong lành nên não bộ sẽ dễ tiếp thu thông tin nhất.

7h15 – 10h : Học các môn liên quan đến xã hội, văn học, ngôn ngữ

7h15 – 10h là khung thời gian để học những môn liên quan đến xã hội, văn học, ngôn ngữ… Các môn này cũng đòi hỏi ghi nhớ một lượng kiến thức nhất định và ít đòi hỏi tư duy logic hơn.