Công Thức Tính Công Suất Phòng Khách Sạn Chủ Kinh Doanh Nên Biết

Công suất phòng là chỉ số quan trọng trong kinh doanh khách sạn mà chủ đầu tư nào cũng nên biết. Nếu bạn đang thắc mắc về công thức tính này, hoặc đang tìm bài tập tính công suất phòng khách sạn, thì hãy tham khảo bài viết sau đây từ Quản Trị Nhà Hàng Khách Sạn Á Âu nhé.

Cách tính công suất sử dụng phòng khách sạn

Công suất phòng khách sạn là một trong những chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động bán phòng. Đây là số liệu nhằm đối chiếu số phòng bán thành công so với số phòng nằm trong khả năng đáp ứng của khách sạn. Công suất sử dụng phòng khách sạn có thể tính cho một ngày hoặc một thời kỳ (tuần, tháng, quý, năm…) nhất định.

Chủ đầu tư cần biết cách tính công suất phòng khách sạn để nắm rõ tình hình kinh doanh (Nguồn ảnh: KK Sapa Hotel)

Công thức tính công suất phòng khách sạn được cụ thể hóa như sau:

Tính cho một ngày: H = (Số phòng bán được trong ngày : Số phòng có khả năng đáp ứng trong ngày) x 100

Tính cho một thời kỳ: H = (Số phòng bán được trong kỳ : Số phòng có khả năng đáp ứng trong kỳ) x 100

Trong đó:

• Số phòng bán ra trong ngày và trong kỳ do bộ phận lễ tân, sales thống kê.
• Số lượng phòng có khả năng đáp ứng trong ngày và trong kỳ bao gồm tất cả những phòng có thể đưa vào kinh doanh. Đây là số lượng phòng còn lại sau khi đã trừ đi những phòng đang trong giai đoạn bảo dưỡng và phòng không sử dụng vào mục đích kinh doanh.

Ví dụ, khách sạn bạn có 10 phòng sẵn sàng bán trong 30 ngày (số phòng có khả năng đáp ứng trong kỳ là 300), còn số phòng bán thành công trong 30 ngày là 150. Như vậy, theo cách tính công suất phòng khách sạn thì kết quả sẽ là H = 150 : 300 x 100 = 50%.

Công thức tính công suất phòng khách sạn là chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động bán phòng (Nguồn ảnh: Pao’s Sapa Leisure Hotel)

Thời gian lưu trú trung bình một lượt khách

Trong tiếng Anh, thời gian lưu trú trung bình là Average Length of Stay (ALOS). Đây là số ngày trung bình khách lưu trú tại khách sạn trong 1 khoảng thời gian nhất định. Công thức tính như sau:

ALOS = Tổng thời gian lưu trú  : Tổng số lượng booking

Ví dụ cụ thể:

Trước tiên, để tính ALOS, bạn cần tính tổng thời gian lưu trú (Length of Stay – LOS) như sau:

Thời gian lưu trú = ngày khách check out – ngày khách check in

Chẳng hạn, khách sạn có 4 lượt khách:

Khách A check out vào 10/4/2021 và check in vào 4/4/2021

Khách B check out vào 5/4/2021 và check in vào 1/4/2021

Khách C check out vào 26/4/2021 và check in vào 20/4/2021

Khách D check out vào 7/5/2021 và check in vào 1/5/2021

Bước 1: Tính thời gian lưu trú

Khách A = [10/4/2021] – [4/4/2021] = 6 đêm

Khách B = [5/4/2021] – [1/4/2021] = 4 đêm

Khách C = [26/4/2021] – [20/4/2021] = 6 đêm

Khách D = [7/5/2021] – [1/5/2021] = 6 đêm

Bước 2: Tính tổng thời gian lưu trú

LOS = 6 + 4 + 6 + 6 = 22 đêm

Bước 3: Tính thời gian lưu trú trung bình

ALOS = 22/4 = 5.5 đêm

Thời gian lưu trú trung bình một lượt khách càng dài càng tốt. Thời gian lưu trú trung bình của khách sẽ phản ánh chất lượng phục vụ của nhân viên và thể hiện tính cạnh tranh về các tiện nghi hiện đại do khách sạn cung cấp.

Thời gian lưu trú trung bình một lượt khách càng lâu chứng tỏ khách càng hài lòng với khách sạn (Nguồn ảnh: Indochine Palace)

Cách tối ưu chiến lược overbooking trong bán phòng khách sạn

Overbooking là gì?

Overbooking là tình trạng số lượng đặt phòng khách sạn nhận được nhiều hơn số phòng thực tế mà khách sạn có thể cho khách thuê vào thời điểm khách yêu cầu. Trong lĩnh vực lưu trú, việc nhận đặt phòng trước giúp khách sạn chủ động trong kinh doanh, thế nhưng có những trường hợp không mong muốn xảy ra như khách hủy vào giờ chót, khách không đến nhận phòng và cũng không báo hủy… gây ảnh hưởng đến công suất phòng và doanh thu. Overbooking ra đời như một chiến lược để đối phó các tình trạng như vậy.

Ví dụ, khách sạn có 180 phòng và đã được khách đặt trước hết. Dự đoán sẽ có 5% khách no-show. Để phòng hờ trường hợp khách không đến nhận phòng, khách sạn sẽ bán thêm 9 phòng nữa (5% của 180 phòng). Đó gọi là overbooking.

Overbooking là gì? (Nguồn ảnh: Erica Nha Trang Hotel)

Thông thường, các GM của tập đoàn khách sạn lớn đều có tính mạo hiểm trong việc tối đa hóa doanh thu nên quyết định cho phép bộ phận bán phòng có thể bán vượt tầm khoảng 3 – 5% số phòng hiện có.

Ưu và nhược điểm của chiến thuật overbooking khách sạn

Khi đã hiểu overbooking là gì, bạn cần biết những mặt lợi và mặt trái của chiến lược này. Cụ thể như sau:

Ưu điểm của overbooking

• Tăng doanh thu và lợi nhuận cho khách sạn
• Tỷ lệ rủi ro thấp và cơ hội tăng khả năng sinh lợi cao
• Tăng công suất sử dụng phòng, ngăn ngừa rủi ro khi khách hủy hoặc không đến nhận phòng
• Tiền bồi thường cho khách không có phòng sẽ rẻ hơn việc giữ một phòng trống
• Phòng khách sạn là tài sản cố định và sẽ xuống cấp theo thời gian nên overbooking giúp tận dụng tối đa thời gian khấu hao tài sản

Nhược điểm của overbooking

• Khách cảm thấy khó chịu, phản ứng tiêu cực khi đến mà không có phòng.
• Nhân viên nếu xử lý không khéo sẽ khiến khách để lại bình luận tiêu cực trên mạng xã hội hoặc “truyền thông miệng” gây ảnh hưởng tới danh tiếng của khách sạn.
• Mất cơ hội phục vụ trong tương lai, bởi khách không muốn quay lại những khách sạn không chuẩn bị phòng cho họ.

Bên cạnh ưu điểm, overbooking cũng có một vài nhược điểm nhất định
(Nguồn ảnh: The Imperial Hotel Vung Tau)

Dựa vào đâu để tính tỷ lệ overbooking?

Để tính tỉ lệ overbooking, đưa ra con số dự đoán hợp lý thì cần căn cứ các yếu tố sau:

• Dữ liệu lịch sử đặt phòng trước đây
• Tổng số phòng sẵn sàng phục vụ
• Dự kiến hủy phòng
• Dự đoán thời gian lưu trú phát sinh

…

Những dữ liệu này thường nằm trong phần mềm quản lý khách sạn. Dựa trên những thống kê này, khách sạn có thể tính tỉ lệ no-show, giúp chiến lược overbooking đạt hiệu quả tốt nhất.

Lưu ý khi áp dụng overbooking khi bán phòng

Chiến lược triển khai overbooking khi bán phòng là “con dao hai lưỡi”. Nếu overbooking thuận lợi sẽ giúp khách sạn đạt doanh thu tốt nhất, nhưng nếu vào ngày đó, khách đặt phòng đến đông đủ thì rắc rối sẽ xảy ra, khách không hài lòng và ấn tượng xấu với khách sạn.

Chiến lược overbooking trong bán phòng có thể là “con dao hai lưỡi”
(Nguồn ảnh: Palace Hotel)

Vì thế, khi overbooking, khách sạn cần lưu ý những điều sau:

• Kiểm tra tình trạng đặt phòng, số lượng đặt phòng không đảm bảo và thời gian giải phóng phòng nhằm biết được số lượng phòng đã đặt nhưng có khả năng khách không đến.
• Kiểm tra tình trạng phòng đang bảo trì, bảo dưỡng để xem sử dụng được chưa nhằm tăng số lượng phòng cho khách thuê.
• Kiểm tra lượng phòng có khách và tình trạng phòng để xác định có bao nhiêu khách check out sớm hoặc muộn hơn thời gian quy định.
• Xác nhận việc đặt phòng của các công ty để chắc chắn khách sẽ đến.
• Thông báo tình trạng overbooking khi giao ca để nhân viên ca sau kịp thời giải quyết tình huống phát sinh.
• Báo cáo cho cấp trên về tình trạng overbooking.

Ngoài ra, cần chuẩn bị sẵn những phương án thay thế như thỏa thuận việc ghép phòng với các công ty, bổ sung extra bed cho phòng có diện tích rộng, chuyển khách sang khách sạn khác…

“Walk” khách sang khách sạn khác là giải pháp khi khách không có phòng
(Nguồn ảnh: Sapa Horizon Hotel)

Phương án “walk” khách sang khách sạn khác khi không có phòng

Khi số lượng khách quá tải, các bộ phận như lễ tân, đặt phòng… sẽ làm việc với nhau để quyết định chọn khách nào để “walk” đi, tức là chuyển khách sang nơi khác (ưu tiên khách sạn cùng tập đoàn hoặc khách sạn tương đương hoặc cao cấp hơn).

Bên cạnh đó, khi “walk” khách đi, cần hạn chế chọn các loại booking sau:

• Booking từ nguồn OTA, TA, GDS, vì đây là nguồn đặt phòng trung gian, ảnh hưởng đến điều kiện, điều khoản đã ký hợp đồng, dễ phát sinh bồi thường nếu vi phạm.
• Booking từ công ty vì có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ tái ký hợp đồng.
• Booking có mức giá quá cao hoặc phòng cao cấp.
• Booking có thời gian lưu trú dài hạn.
• Booking có đặt kèm các dịch vụ khác tại khách sạn như đưa đón sân bay, spa, ăn tối… vì khách có thể sẽ từ chối thanh toán khi không thể lưu trú tại khách sạn.

Thông qua bài viết trên, ắt hẳn bạn đã hiểu overbooking là gì và công thức tính công suất sử dụng phòng khách sạn. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn trong kế hoạch kinh doanh khách sạn.