Night Auditor Là Gì? Khám Phá Vai Trò, Công Việc Night Auditor

Night auditor là vị trí quan trọng và chủ yếu tác nghiệp ở khu vực tiền sảnh khách sạn 4-5 sao. Night auditor là gì và công việc cụ thể của họ như thế nào?

Night auditor là gì?

Night auditor nghĩa là kiểm toán đêm, trực thuộc khối Tài chính và Kế toán trong khách sạn. Night auditor có thể hiểu nôm na là người “chốt hạ” tất cả mọi hoạt động tài chính diễn ra trong ngày tại khách sạn và làm báo cáo về các giao dịch đó.

Mô tả công việc của night auditor

Kiểm tra tình trạng khách sạn (số phòng, số khách)

Khách rời dự kiến (Departure expected)

Nếu có phòng chưa check-out, kiểm tra lại xem khách có gia hạn thời gian lưu trú không. Nếu khách có kéo dài thời gian ở thêm thì sửa đổi ngày, giờ khách check-out.

Khách đến dự kiến (Arrival expected)

• Phần mềm thông báo số khách chưa được check-in mà đáng lẽ đã nhận phòng trong ngày. Trong trường hợp này, night auditor kiểm tra lại kỹ xem khách đã thật sự check-in chưa.
• Nếu khách chưa check-in, xem lại booking đó có đảm bảo hay không (qua điện thoại, không đặt cọc). Nếu booking không đảm bảo thì hủy booking đó.
• Nếu booking đó đảm bảo thì giữ nguyên tình trạng đó. Nếu auditor thực hiện lệnh Do cut off (cắt ngày), khách sẽ bị đưa vào tình trạng no show (không đến).
• Nếu có khách no show, lễ tân ca sáng sẽ báo cho bộ phận Đặt phòng để liên lạc lại với khách.

Sleep and skip

• Sleep là tình trạng khách vẫn đang lưu trú tại khách sạn nhưng lễ tân lại báo khách đã check-out.
• Skip là tình trạng khách đã check-out nhưng lễ tân chưa thực hiện lệnh check-out cho khách trên phần mềm.
• Nếu xảy ra một trong hai trường hợp trên, night auditor sẽ kiểm tra lại thông tin để đưa về tình trạng thống nhất (Sleep/Skip =0).

Kiểm tra giới hạn nợ của khách

• Khách sạn quy định giới hạn nợ cụ thể đối khách lưu trú. Mục đích của việc này là đảm bảo các chi phí của khách vẫn nằm trong giới hạn nợ khách sạn cho phép (đặc biệt khi khách thanh toán bằng tiền mặt), tránh tình trạng khách rời đi khi chưa thanh toán.
• Trong trường hợp khoản nợ của khách vượt quá giới hạn, night auditor sẽ thông báo cho khách và Trưởng khối Tiền sảnh biết để có biện pháp xử lý.

Thu thập, điều chỉnh hóa đơn và cập nhập chi phí

• Nhận hóa đơn nội bộ từ các bộ phận khác
• Lưu trữ hóa đơn nội bộ, đưa vào ngăn lưu trữ theo thứ tự số phòng
• Cập nhật, in và lưu trữ chi phí điện thoại khách sử dụng trong ngày
• Cập nhật hóa đơn, chi tiêu viết tay vào tài khoản nợ của khách trước khi lưu trữ
• Điều chỉnh sai sót trên hóa đơn
• Kiểm tra chữ ký của khách trên hóa đơn nội bộ

Đóng ngày

Sau khi hoàn thành các bước trên, kiểm toán đêm sẽ thực hiện thao tác đóng ngày hiện tại, chuyển sang ngày mới và lưu dữ liệu vào hệ thống.

Chuẩn bị hóa đơn cho khách check-in hôm sau

• Lập danh sách Arrival expected vào ngày hôm sau
• Tách hóa đơn các chi phí do công ty hoặc hãng lữ hành thanh toán
• Xác định chi phí khách tự chi trả
• Lập và chuyển hóa đơn cho khách trả phòng nhanh

6.In báo cáo, khóa sổ thông tin trong ngày

• Lập báo cáo doanh thu trong ngày
• Lập báo cáo công suất phòng
• Lập báo cáo chi phí bộ phận Tiếp tân trong ngày
• Lập báo cáo tình hình khách check-in và check-out trong ngày
• Lập báo cáo dự kiến khách đến và đi ngày hôm sau
• Lập báo cáo tình hình sự cố trong khách sạn và phương hướng xử lý
• Lập báo cáo các sự kiện diễn ra trong ngày hôm sau

Với bài viết trên, Quantrinhahang.edu.vn đã giải đáp cụ thể cho bạn câu hỏi “Night auditor là gì?”. Ở một số khách sạn, lễ tân có thể kiêm luôn vị trí night auditor. Do đó, với vai trò là nhân viên lễ tân khách sạn, hay bất cứ vị trí nào phục vụ ở khối Tiền sảnh, bạn cũng cần bổ sung nghiệp vụ ở các mảng khác để trở thành một nhân sự đa năng trong khách sạn.