SAP Là Gì? Ứng Dụng Của Phần Mềm SAP Trong Ngành Nhà Hàng Khách Sạn

Phần mềm SAP là gì, SAP là viết tắt của từ gì, phần mềm SAP của nước nào, phần mềm SAP giá bao nhiêu, ứng dụng của phần mềm SAP ERP trong ngành khách sạn… là một vài câu hỏi thường được đặt ra đối với phần mềm SAP. Có thể nói, phần mềm này được rất nhiều doanh nghiệp tin dùng và góp phần quan trọng tạo nên sự thành công cho một doanh nghiệp, trong đó phải kể đến lĩnh vực kinh doanh khách sạn. Hãy cùng quantrinhahang.edu.vn tìm hiểu sâu hơn về phần mềm SAP trong bài viết sau nhé.

SAP là gì? Phần mềm SAP của nước nào?

Đầu tiên, bạn cần hiểu SAP là viết tắt của từ gì. SAP (viết tắt của System Application Programing) là công ty phần mềm hàng đầu từ Đức với nhiều sản phẩm được các tập đoàn đa quốc gia trên thế giới tin dùng.

Ngoài trụ sở chính đặt ở Walldorf (Đức), SAP còn bao gồm các chi nhánh và văn phòng đại diện tại nhiều nước trên thế giới. Ở Việt Nam, SAP có 2 văn phòng đại diện tại Hà Nội và TP.HCM trực thuộc SAP khu vực châu Á – Thái Bình Dương (Singapore).

Phần mềm SAP còn được biết đến với tên gọi đầy đủ hơn là SAP ERP (Enterprise Resource Planning). SAP mang đến cho doanh nghiệp hàng loạt kế hoạch về nguồn lực quan trọng, ví dụ như quản lý tài chính, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý quan hệ khách hàng…

Vào năm 2017, doanh thu của doanh nghiệp này ước tính khoảng 23,4 tỷ euro và vinh dự lọt top 12 trong danh sách các doanh nghiệp lớn nhất thế giới do tạp chí Forbes bình chọn.

Hành trình phát triển của SAP

Cách đây 40 năm về trước, nhóm kỹ sư của IBM đã sáng lập nên SAP với tầm nhìn,  sứ mệnh là phát triển một gói phần mềm có thể phối hợp tất cả các hoạt động và chức năng khác nhau trong doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp có thể thay thế 10 hay 15 ứng dụng khác nhau bao gồm hệ thống kế toán, hệ thống lưu trữ dữ liệu, hệ thống quản lý nhà máy… bằng một hệ thống tích hợp duy nhất.

Ý tưởng gói phần mềm SAP được trình làng vào năm 1972 đã góp phần giảm thiểu sự phức tạp do nhiều hệ thống khác nhau. Những năm sau đó, SAP tiếp tục tạo ra nền tảng đa ngôn ngữ, đa quốc gia để dễ dàng chuyển đổi phù hợp với những tiêu chuẩn và kỹ thuật mới. Hiện nay, các giải pháp phần mềm SAP ERP đang được sử dụng trên 20 loại nền tảng máy tính khác nhau.

Trong năm 2020, doanh thu của SAP là 27,33 tỷ euro và sở hữu đội ngũ nhân viên gồm 102,430 nhân sự.

Tính năng chính của phần mềm SAP

Khi đã biết SAP là gì, chúng ta sẽ tìm hiểu các tính năng chính của SAP. Nhìn chung, phần mềm SAP ERP được sử dụng để phục vụ cho các mục đích sau:

Quản lý bán hàng

Quy trình bán hàng được theo dõi chặt chẽ, cho phép phân tích doanh thu, dự báo lợi nhuận, phát hiện cơ hội thông qua các báo cáo và các bảng chỉ số dịch vụ. Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng cho phép quản trị các phản hồi từ khách hàng, các hợp đồng dịch vụ, quản lý các cuộc gọi và mọi hoạt động tương tác với khách hàng.

Quản lý mua hàng

Quản lý và duy trì quan hệ với các nhà cung cấp thông qua việc quản lý các đơn đặt hàng, số lượng hàng, mức lợi nhuận, nợ tồn, quá trình thanh toán và khả năng tính toán giá trị nhập kho.

Quản lý tài chính

Phần mềm SAP ERP cho phép quản lý các hoạt động tài chính kế toán như kế toán tổng hợp, các bút toán, ngân sách với những công cụ nhanh chóng, tiện lợi, sắp xếp chứng từ, hóa đơn và đồng thời cung cấp các báo cáo từ các hoạt động trên.

Quản lý kho

Ngoài ra, tính năng quản lý kho của phầm mềm SAP giúp doanh nghiệp hoàn toàn kiểm soát tình hình xuất kho, chính sách về giá một cách chính xác và kết hợp chặt chẽ giữa quản lý đặt hàng và sản xuất.

Các module của SAP

Module kế toán – quản lý tài chính

Kế toán kho

– Lập phiếu nhập kho.

– Phân bổ chi phí theo từng hóa đơn; ghi nhận công nợ, giá trị hàng hóa.

– Tính giá xuất kho theo qui định doanh nghiệp.

– In thẻ kho và tình hình nhập xuất tồn theo từng kho, từng hàng hóa hay tài khoản.

– Kết xuất báo cáo liên quan và theo nghiệp vụ quản lý của doanh nghiệp.

Kế toán mua hàng

– Lập phiếu mua hàng, theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp.

– Lập và theo dõi công nợ hàng trả lại nhà cung cấp.

– Lập chứng từ thanh toán tiền hàng nhà cung cấp theo nhiều phương thức thanh toán khác nhau.

– Kết xuất báo cáo liên quan và theo nghiệp vụ quản lý của doanh nghiệp.

Kế toán bán hàng

– Lập, in các phiếu bán hàng, bán thành phẩm, theo dõi doanh thu, công nợ phải thu, chi phí bán hàng, chiết khấu hàng bán….

– Lập, theo dõi và xử lý hàng hóa khách hàng trả lại.

– Lập chứng từ thanh toán tiền bán hàng đối với từng khách hàng.

– Theo dõi công nợ theo nhiều ngoại tệ khác nhau.

Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

– Phiếu thu tiền, chi tiền.

– Báo cáo quỹ tiền mặt.

– Nhật ký thu tiền, chi tiền.

– Báo phát sinh nợ ngân hàng.

– Báo phát sinh có ngân hàng.

– Ủy nhiệm chi.

– Sổ quỹ tiền gởi ngân hàng.

Kế toán tổng hợp

– Bút toán tổng hợp.

– Kết xuất số liệu báo cáo.

Kế toán tài sản cố định (TSCĐ)

– Phát sinh tăng, giảm TSCĐ.

– Quản lý sổ TSCĐ.

– Bảng khấu hao TSCĐ.

– Bảng kê TSCĐ thanh lý, nhượng bán.

– Thẻ TSCĐ.

Xác định kết quả kinh doanh và tính lãi lỗ

– Kết chuyển chi phí tự động.

– Trích khấu hao tự động.

– Tự động xác định kết quả nghiệp vụ tài chính và kết chuyển.

Hệ thống báo cáo

– Sổ cái tổng hợp.

– Sổ cái chi tiết các tài khoản.

– Bảng cân đối số phát sinh.

– Bảng kê hóa đơn VAT đầu vào, đầu ra.

– Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn, chứng từ.

– Bảng cân đối kế toán.

– Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

– Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Module quản lý bán hàng

– Quản lý danh mục nhà cung cấp.

– Quản lý danh mục và thuộc tính vật tư nguyên phụ liệu.

– Quản lý đơn đặt hàng nhà cung cấp, thiết lập điều khoản giao nhận hàng.

– Theo dõi quá trình giao nhận hàng.

– Lập phiếu nhập kho hàng thừa kế các thông tin từ đơn đặt hàng.

– Theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp.

– Theo dõi các đơn hàng đến hạn thanh toán nhà cung cấp.

– Lập phiếu trả hàng nhà cung cấp khi có nghiệp vụ trả hàng.

– Báo cáo theo dõi tình trạng cung cấp hàng của các đơn hàng.

– Báo cáo tình hình nhập hàng theo ngày/tháng/năm.

– Bảng kê đơn hàng, các mặt hàng nhập về theo từng thời điểm, từng nhà cung cấp.

– Báo cáo công nợ phải trả.

– Các nghiệp vụ quản lý và báo cáo khác.

Module quản lý bán hàng

– Quản lý danh mục khách hàng.

– Quản lý danh mục hàng hóa và các danh mục về thuộc tính màu sắc, kích cỡ…

– Định nghĩa các loại giá bán hàng hóa.

– Định giá bán theo các loại giá định nghĩa, theo từng mặt hàng cụ thể.

– Thiết lập bảng báo giá tới khách hàng theo các loại giá khác nhau.

– Quản lý các đơn hàng của từng khách hàng có thể kế thừa từ bảng báo giá.

– Quản lý theo dõi tình trạng đơn hàng.

– Phân công nhân viên giao hàng, theo dõi quá trình giao hàng của từng hóa đơn.

– Theo dõi công nợ vượt giới hạn về số tiền của từng khách hàng, theo nhân viên quản lý khách hàng.

– Theo dõi các hóa đơn đến hạn thanh toán và quá trình thanh toán của từng hóa đơn.

– Bảng kê đơn đặt hàng theo từng thời điểm, theo từng khách hàng.

– Bảng kê các hóa đơn có chiết khấu.

– Ghi nhận và xử lý các hóa đơn hàng trả lại của khách hàng.

– Theo dõi hóa đơn GTGT đầu ra.

– Các nghiệp vụ quản lý và báo cáo khác.

Module quản lý quá trình bảo hành sản phẩm

– Quản lý danh mục phụ tùng thay thế, bảo hành.

– Quản lý nhân viên ở trung tâm bảo hành.

– Quản lý danh mục phiếu bảo hành.

– Quản lý danh mục thiết bị đã hết hạn bảo hành.

– Quản lý danh mục thiết bị đến lịch hẹn bảo trì.

– Thống kê sản phẩm hư hao.

Ứng dụng của phần mềm SAP trong kinh doanh khách sạn

Giữ chân khách hàng

Giữ chân khách hàng là yếu tố quan trọng trong kinh doanh khách sạn và điều cần làm là duy trì hồ sơ đối với khách hàng thân thiết. Các tính năng quản lý khách hàng có trong SAP Business One sẽ hỗ trợ cập nhật thông tin lập tức vào hệ thống hồ sơ khách hàng, nhập dữ liệu dự phòng…

Phần mềm cho phép tích luỹ và quản lý dữ liệu khách hàng một cách an toàn. Bạn có thể theo dõi thời gian khách lưu trú, sở thích, yêu cầu riêng của khách và hơn thế nữa. Từ đó, bạn có thể phục vụ khách hàng tốt hơn và khiến họ muốn quay trở lại vào lần sau.

Cải thiện giao tiếp nội bộ

Các giải pháp đám mây (cloud solutions) của SAP có thể tự động hoá tất cả bộ phận trong khách sạn, giúp nhân viên có thể truy cập tức thì vào thông tin của các phòng ban. Chính điều này sẽ hỗ trợ tối ưu hoá giao tiếp giữa các bộ phận, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất.

Theo dõi các hoạt động đang diễn ra

Các giải pháp SAP có nhiều tính năng và module giúp khách sạn quản lý những hoạt động thường ngày theo một hệ thống. Ví dụ như hỗ trợ quản lý việc đặt/trả phòng, tính giá cả, kiểm tra trạng thái phòng…

Thu thập thông tin về ngành

Phần mềm SAP giúp bạn nắm bắt các xu hướng hiện tại trong ngành khách sạn, từ đó gia tăng cơ hội marketing cho thương hiệu hiệu quả hơn.

Phần mềm SAP giá bao nhiêu?

Theo accgroup.vn, để có thể sử dụng phần mềm kế toán SAP, cần phải chi ra một khoản tiền ban đầu. Chi phí này được tính theo số phân hệ tính năng và số người sử dụng phần mềm cùng một lúc. Khoản này sẽ dao động từ 300 – 50.000 USD và thường rẻ hơn rất nhiều nếu dùng những phần mềm được thiết kế sẵn (không tích hợp thêm tính năng do doanh nghiệp yêu cầu riêng). Một số chi phí phát sinh khác gồm phí nâng cấp hệ thống, phí bảo trì hàng năm, phí cho nhân sự hỗ trợ…

Trên đây là những thông tin giải thích SAP là gì, phần mềm SAP giá bao nhiêu, phần mềm SAP của nước nào, tính năng của phần mềm SAP ERP, ứng dụng phần mềm SAP vào kinh doanh khách sạn… Phần mềm SAP thật sự là hệ thống quản trị doanh nghiệp hiện đại, giúp kiểm soát và phát triển tất cả hoạt động một cách tối ưu, và là lựa chọn đáng cân nhắc, đặc biệt đối với các doanh nghiệp khách sạn.